Banenmarkt organiseren: checklist en planning

Een banenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen werkgevers en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk de locatie, standindeling, techniek, registratie, communicatie en catering. Begin met datum, tijden en ruimtes, leg daarna de deelnemende werkgevers vast en werk het programma uit. In de laatste week controleer je reserveringen, verspreid je praktische informatie en maak je alle print- en materialen klaar. Zo voorkom je dat bezoekers geen route vinden, werkgevers zonder juiste informatie aankomen of presentaties op de dag zelf niet werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
Werkgevers benaderen
3 personen
Deelnemende werkgevers bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Presentatoren bevestigen
2 personen
Reserveringen controleren
2 personen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Werkgeversinformatie versturen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
2 personen
Programmaflyers printen
2 personen
Werkgeverslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Werkgeversstands opbouwen
6 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Werkgevers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon beheren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Dieetvriendelijke hapjes aanvullen
Werkgevers ondersteunen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Werkgevers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Standmaterialen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Bruikbare restanten opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Aanwezigheidsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Wifiversterkersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Banierenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompenaantal 3
Tafelkledenaantal 24
Standbordenaantal 24
Klembordenaantal 30
Naambordhoudersaantal 30
Pennenbakjesaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Kantoor

Naamstickersaantal 250
Balpennenaantal 150
Permanent markersaantal 24
Notitieblokkenaantal 80
A4-papieraantal 5
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Paperclipsaantal 4
Enveloppenaantal 100
Kleefnotitiesaantal 20
Registratielijstenaantal 10
Programmaflyersaantal 300
Plattegrondenaantal 150
Evaluatieformulierenaantal 150
Polsbandjesaantal 250
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Punaisebakjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Brandblussersaantal 2

Tips

Plan de standindeling pas definitief nadat de deelnemende werkgevers zijn bevestigd. Houd ruimte vrij voor de registratiebalie, looproutes, presentatieplekken en minstens één plek waar bezoekers rustig kunnen wachten.
Stuur werkgeversinformatie en parkeerinformatie uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Vermeld daarin hun aankomsttijd, standplaats, laad- en losroute, contactpersoon en welke apparatuur zij zelf moeten meenemen.
Test techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aansluiting. Controleer beamer, projectieschermen, laptops, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en wifi uiterlijk 1 dag vooraf; leg verlengsnoeren en stekkerdozen per ruimte klaar.
Maak de bezoekersstroom zichtbaar vanaf de ingang. Print naamkaartjes, bewegwijzering, programmaflyers en de werkgeverslijst uiterlijk de dag vóór de banenmarkt en leg een reservevoorraad bij de registratiebalie.
Koel dranken en bereid hapjes vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Zet koffie, thee en water op een plek die de registratie niet blokkeert en plaats afvalbakken bij zowel de catering als de stands.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een banenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en werkgevers. Plan de definitieve standindeling, het programma en de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 5 werkdagen voor de banenmarkt.
Wat moet ik een week voor een banenmarkt regelen?: Controleer dan de bevestigde werkgevers, aanmeldingen, presentatoren, reserveringen en dieetwensen. Verstuur ook parkeerinformatie en werkgeversinformatie en controleer of alle ruimtes, tafels en audiovisuele apparatuur beschikbaar zijn.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een banenmarkt?: Reken per presentatieplek op een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en passende stroomvoorziening. Test de draadloze microfoons, luidsprekers en wifi minimaal 1 dag vooraf en houd oplaadkabels en een USB-stick als reserve achter de hand.
Wanneer moet ik de locatie openen op de dag van de banenmarkt?: Open de locatie minimaal 2 uur vóór de ontvangst van bezoekers. Gebruik die tijd voor het plaatsen van tafels en registratiebalie, het ophangen van bewegwijzering, het testen van techniek en het klaarzetten van koffie, thee, water en hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.