LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Training organiseren: checklist van planning tot ontvangst

Een training organiseren vraagt meer dan een datum en een trainer vastleggen. Je regelt ook de ruimte, deelnemerscommunicatie, trainingsmaterialen, presentatietechniek, koffie en lunch in een vaste volgorde. Met deze checklist zie je wat je vooraf controleert en wat pas op de trainingsdag nodig is. Zo liggen hand-outs, naamkaartjes en notitieblokken klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt, en werkt de presentatie voordat de training start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Trainingsdatum bevestigen

  • Locatie reserveren

  • Trainer vastleggen

  • Trainingsprogramma opstellen

    2 personen

  • Deelnemerslijst samenstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vragen van deelnemers beantwoorden

  • Trainingsmateriaal controleren

    2 personen

  • Hand-outs printen

  • Naamkaartjes voorbereiden

  • Presentatie testen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Ruimte openen

  • Ruimte ventileren

  • Tafels en stoelen opstellen

    3 personen

  • Presentatietechniek aansluiten

    2 personen

  • Trainingsmateriaal klaarleggen

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Lunchbuffet klaarzetten

    3 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Programma toelichten

  • Trainingsonderdelen begeleiden

    2 personen

  • Koffiepauze verzorgen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

  • Avondmaaltijd serveren

    3 personen

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Vragenronde begeleiden

  • Afsluiting verzorgen

Nazorg

  • Trainingsmateriaal verzamelen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Locatie afsluiten

  • Overgebleven eten opbergen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Deelnemersinformatie archiveren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 35
  • Ontvangsttafel
  • Tafelkleedaantal 8

Apparatuur

  • Laptop
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlengkabelaantal 3
  • Stekkerdoosaantal 3
  • Presentatieklikker

Trainingsmateriaal

  • Flip-overaantal 2
  • Flip-overblokkenaantal 4
  • Stiftenaantal 24
  • Post-itsaantal 12
  • Pennenaantal 40
  • Notitieblokkenaantal 35
  • Trainingsmappenaantal 35

Stationery

  • Naamkaartjesaantal 35
  • Badgehoudersaantal 35
  • Printpapieraantal 250
  • Plakbandaantal 3
  • Schaaraantal 3
  • Papieren tapeaantal 2

Keuken

  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokeraantal 2
  • Thermoskanaantal 4
  • Koelboxaantal 2

Servies

  • Mokkenaantal 40
  • Glazenaantal 40
  • Bordenaantal 40
  • Besteksetsaantal 40
  • Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

  • Afwasteilaantal 2
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Emmeraantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de datum, locatie en trainer eerst vast; maak daarna het programma en de deelnemerslijst. Verstuur de uitnodigingen zodra tijd, plaats en inhoud definitief zijn, zodat je dieetwensen en vragen nog tijdig kunt verwerken.
  • Plan een technische test uiterlijk één werkdag vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabel, stekkerdoos en presentatieklikker samen; neem ook een flip-over en stiften als werkend alternatief mee.
  • Print hand-outs, deelnemerslijst en naamkaartjes uiterlijk de dag vóór de training. Leg trainingsmappen, pennen, notitieblokken, post-its en badgehouders per deelnemer klaar, met een paar extra exemplaren voor onverwachte aanmeldingen.
  • Doe boodschappen nadat het aantal deelnemers bekend is. Koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaat, waterkoker en thermoskannen klaar en richt het koffiepunt zo in dat deelnemers niet bij de ontvangsttafel in de rij staan.
  • Kom minimaal 60 minuten vóór aanvang binnen. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen, sluit de techniek aan, leg het trainingsmateriaal klaar en controleer daarna pas de ontvangsttafel en het lunchbuffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een training organiseren?
Leg de datum, locatie en trainer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen zodra het programma en de praktische informatie klaar zijn, zodat aanmeldingen en dieetwensen nog uiterlijk een week voor de training binnenkomen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?
Plan minimaal 60 minuten voor het openen en ventileren van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, de techniek en het trainingsmateriaal. Reserveer nog 15 minuten extra als je ook een koffiepunt, lunchbuffet en ontvangsttafel inricht.
Wanneer moet ik de presentatie en beamer testen?
Test de presentatie en alle kabels uiterlijk één werkdag vooraf en nogmaals bij het aansluiten op de trainingsdag. Controleer ook de resolutie, het geluid en de presentatieklikker; houd een flip-over met stiften beschikbaar als uitwijkmogelijkheid.
Hoeveel trainingsmateriaal moet ik printen?
Print voor iedere aangemelde deelnemer één trainingsmap en één set hand-outs. Maak daarnaast 2 tot 3 extra sets, naamkaartjes en notitieblokken voor late aanmeldingen of beschadigde exemplaren.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!