Checklist para organizar un entrenamiento sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y el entrenador al menos 3 semanas antes. Así tendrás margen para elaborar el programa, abrir las inscripciones y responder preguntas sin trabajar con cambios de última hora.
• Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite clara, idealmente 7 días antes. Usa la lista final para preparar las tarjetas de nombre, las carpetas y el almuerzo.
• Prueba la presentación completa 2 o 3 días antes con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el alargador y la regleta. Lleva también el clic de presentación y comprueba que el archivo se abre sin conexión a internet.
• Prepara los materiales de formación el día anterior: handouts, blocs de notas, bolígrafos, carpetas, pizarra de hojas, rotuladores y post-its. Imprime un 10 % adicional de handouts y listas por si hay errores o participantes sin confirmar.
• Llega al menos 60 minutos antes para ventilar el espacio, colocar mesas y sillas, conectar el equipo, montar la recepción y enfriar las bebidas. El punto de café y el buffet de almuerzo deben estar listos antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un entrenamiento?

Empieza al menos 3 semanas antes para confirmar fecha, lugar y entrenador. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes, y prepara los materiales el día anterior.

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un entrenamiento?

Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la fecha prevista. Fija una fecha límite de inscripción 7 días antes para poder imprimir la lista de participantes, preparar los nombres y encargar el almuerzo.

¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día del entrenamiento?

Llega 60 minutos antes de la hora de inicio. Ese margen permite ventilar la sala, colocar el mobiliario, conectar la presentación, montar la recepción y preparar café, bebidas y almuerzo.

¿Cuántas copias de los materiales de formación debo imprimir?

Imprime una carpeta y un juego de handouts por participante confirmado, más un 10 % adicional. Si esperas 20 asistentes, prepara 22 juegos para cubrir errores o incorporaciones de última hora.

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