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Training organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Training steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Termin muss bestätigt, der Raum passend eingerichtet und die Technik vor Beginn getestet sein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Empfang der Teilnehmenden durch alle wichtigen Schritte. Besonders leicht vergessen werden Ernährungswünsche, gedruckte Teilnehmerlisten und ein Ersatz für fehlende Kabel oder Adapter. Plane außerdem feste Zeitpunkte für Einladungen, Anmeldungen und den Aufbau ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Trainingsdatum bestätigen

  • Location reservieren

  • Trainer festlegen

  • Trainingsprogramm erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fragen der Teilnehmenden beantworten

  • Trainingsmaterial überprüfen

    2 Personen

  • Handouts drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Raum öffnen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Trainingsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Trainingsstationen begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Abschluss organisieren

Nachbereitung

  • Trainingsmaterial sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Übrig gebliebenes Essen verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 35
  • Empfangstisch
  • TischdeckeAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • SteckdosenleisteAnz. 3
  • Präsentationsklicker

Trainingsmaterial

  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • StifteAnz. 24
  • Post-itsAnz. 12
  • StifteAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 35
  • TrainingsmappenAnz. 35

Schreibwaren

  • NamensschilderAnz. 35
  • BadgehalterAnz. 35
  • DruckpapierAnz. 250
  • KlebebandAnz. 3
  • SchereAnz. 3
  • PapierklebebandAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskanneAnz. 4
  • KühlboxAnz. 2

Geschirr

  • TassenAnz. 40
  • GläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 6

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige den Termin und reserviere den Raum frühzeitig, damit du ausreichend Zeit für Einladungen, Anmeldungen und Rückfragen hast. Lege außerdem fest, wann der Raum am Trainingstag geöffnet werden kann.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker spätestens am Vortag gemeinsam. Eine kurze Probe verhindert, dass die Präsentation erst kurz vor Beginn an der Technik scheitert.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und schließe die Teilnehmerliste einige Tage vor dem Training ab. Drucke eine aktuelle Liste zusätzlich am Veranstaltungstag aus.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Rechne für Tische, Stühle, Empfangstisch, Technik, Trainingsmaterial und Kaffeebereich mindestens 60 Minuten ein. Lüfte den Raum und kühle Getränke, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
  • Bereite Handouts, Trainingsmappen, Namensschilder, Notizblöcke und Stifte nach Teilnehmerzahl vor und lege einige Extras bereit. Fünf zusätzliche Exemplare und Namensschilder helfen bei kurzfristigen Anmeldungen oder beschädigten Unterlagen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Training organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Location und Trainer. Verschicke die Einladungen mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Training, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Trainingsraums?
Plane mindestens 60 Minuten für Möbel, Empfangstisch, Präsentationstechnik, Trainingsmaterial und Kaffeebereich ein. Bei unbekannter Technik oder einem neuen Raum sind 90 Minuten realistischer.
Wann sollte man die Präsentation für ein Training testen?
Teste die Präsentation spätestens am Vortag mit dem vorgesehenen Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker. Schließe am Trainingstag nochmals alles an und prüfe Bild, Ton und Stromversorgung mindestens 30 Minuten vor Beginn.
Wie viele Trainingsunterlagen sollte man drucken?
Drucke für jede angemeldete Person ein vollständiges Exemplar und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 20 Teilnehmenden sind das beispielsweise 21 bis 22 Trainingsmappen, Handouts und Namensschilder.

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