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Checkliste für die Trainerausbildung

Bei einer Trainerausbildung müssen Anmeldung, Trainingsort, Technik und Verpflegung eng zusammenspielen. Plane zuerst Termin und Programm, danach Teilnehmende, Trainer und Catering. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Übungsmaterialien und Zertifikate. Am Veranstaltungstag zählen ein besetzter Empfang, getestete Technik und ein Raum, in dem Arbeitsmappen, Namensschilder sowie Getränke rechtzeitig bereitliegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Trainingsort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmerliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Trainer und Betreuer bestätigen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Catering bestellen

  • Materialien für Übungen vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Zertifikate vorbereiten

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Raum und Schlüssel überprüfen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand testen

    2 Personen

  • Mikrofon und Lautsprecher testen

    2 Personen

  • Arbeitsmappen bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Mittag- und Abendessen bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Willkommenskaffee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung und Sicherheitsanweisungen geben

  • Theorie-Trainingsblock betreuen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Praxisübungen begleiten

    3 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    3 Personen

  • Buffet und Tische abräumen

    2 Personen

  • Trainingsblock Didaktik begleiten

    2 Personen

  • Workshops vorführen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke und Kaffee auffüllen

  • Fragen und Praxisfälle behandeln

    2 Personen

  • Zertifikate ausgeben

    2 Personen

  • Abschluss- und Abreisehinweise geben

Nachbereitung

  • Geschirr und Küchenmaterial einsammeln

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten und einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien und Dokumente archivieren

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmerunterlagen versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Trainings-TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 36
  • TischläuferAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 4

Training

  • FlipchartsAnz. 3
  • Flipchart-BlöckeAnz. 6
  • WhiteboardAnz. 2
  • WhiteboardmarkerAnz. 20
  • ArbeitsmappenAnz. 36
  • NotizblöckeAnz. 36
  • KugelschreiberAnz. 40
  • StifteAnz. 24
  • KlebezettelAnz. 12
  • ÜbungskartensetsAnz. 6
  • ZertifikatsmappenAnz. 36

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm früh fest und bestätige den Trainingsort spätestens 4 Wochen vorher. Prüfe dabei auch Raumzugang, Schlüssel und die geplante Sitzordnung.
  • Führe eine aktuelle Teilnehmerliste und frage Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor Beginn ab. So kannst du Mittag- und Abendessen sowie Getränke mit realistischen Mengen bestellen.
  • Sende das Programm spätestens 7 Tage vorher an alle Teilnehmenden. Lege Arbeitsmappen, Namensschilder und Zertifikate nicht erst am ersten Morgen bereit, sondern sortiere sie am Vortag.
  • Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor dem Empfang. Lade alle Geräte vollständig und halte Verlängerungskabel griffbereit.
  • Plane für den Empfang mindestens 30 Minuten vor Programmbeginn eine besetzte Empfangstheke ein. Stelle dort Namensschildhalter, Infotafeln und die Teilnehmerliste bereit; Kaffee und Tee sollten ebenfalls vor dem ersten Termin verfügbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Trainerausbildung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Trainingsort. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens 4 Wochen vor Beginn laufen, damit Teilnehmerliste, Catering und Materialien planbar sind.
Wann muss ich das Catering für eine Trainerausbildung bestellen?
Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen. Ernährungswünsche solltest du spätestens 10 Tage vor Beginn erfassen und an den Anbieter weitergeben.
Was muss ich bei der Technik einer Trainerausbildung prüfen?
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor dem Start. Lade Geräte am Vortag und lege ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Wann bereite ich Zertifikate und Arbeitsmappen vor?
Bereite Zertifikate und Arbeitsmappen spätestens am Vortag vor und ordne sie nach Teilnehmerliste. Namensschilder sollten ebenfalls vor dem Empfang beschriftet und am Empfangstisch ausgelegt sein.

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