Checklist trainersopleiding organiseren

Een trainersopleiding vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een trainingsruimte. Je regelt deelnemers, trainers, werkmappen, certificaten, catering en techniek op verschillende momenten. Met deze checklist zie je wat eerst moet worden vastgelegd en wat pas vlak voor de opleidingsdag klaar hoeft te staan. Zo voorkom je dat dieetwensen, presentaties of een ontbrekende HDMI-kabel pas bij de ontvangst aan het licht komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Trainingslocatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Trainers en begeleiders bevestigen
Programma naar deelnemers sturen
Catering bestellen
Materialen voor oefeningen maken
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Certificaten voorbereiden
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte en sleutel controleren
2 personen
Apparatuur opladen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Microfoon en speaker testen
2 personen
Werkmappen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunch en avondeten klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Opening en veiligheidsinstructies geven
Trainingsblok theorie begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Praktijkoefeningen begeleiden
3 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Buffet en tafels afruimen
2 personen
Trainingsblok didactiek begeleiden
2 personen
Werkvormen demonstreren
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken en koffie bijvullen
Vragen en praktijkcases behandelen
2 personen
Certificaten uitreiken
2 personen
Afsluiting en vertrekinstructies geven

Nazorg

Servies en keukenmateriaal verzamelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen en documenten archiveren
Overgebleven catering opslaan
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Deelnemersdocumentatie versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Trainings tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 36
Tafellopersaantal 8
Informatiebordenaantal 4

Training

Flip-overbordenaantal 3
Flip-overblokkenaantal 6
Whiteboardaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 20
Werkmappenaantal 36
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Stiftenaantal 24
Plakbriefjesaantal 12
Oefenkaartensetsaantal 6
Certificaatmappenaantal 36

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en trainingslocatie eerst vast. Plan daarna de uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je op tijd weet hoeveel tafels, stoelen, werkmappen en catering nodig zijn.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de opleiding. Geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering.
Controleer presentaties, oefenmaterialen en certificaten uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet werkmappen, naambadgehouders en informatieborden per deelnemer klaar, zodat de ontvangst niet ophoudt bij het zoeken naar namen.
Test projector, scherm, laptop, microfoon en luidspreker op locatie uiterlijk de dag ervoor. Laad apparatuur op en leg HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen klaar; een reservekabel voorkomt vertraging bij de start.
Richt de ontvangsttafel en presentatieruimte af voordat deelnemers binnenkomen. Zet koffie, thee en water klaar en laat de ontvangstbalie minimaal 30 minuten voor het programma bemannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een trainersopleiding organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de opleiding en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen van tevoren.
Wanneer moet ik de catering voor een trainersopleiding bestellen?: Bestel de catering zodra je een betrouwbare deelnemersschatting hebt, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de opleidingsdag.
Wanneer test ik de techniek voor een trainersopleiding?: Test laptop, projector, scherm, microfoon en luidspreker uiterlijk 1 dag vooraf op de echte locatie. Controleer op de ochtend zelf nogmaals de aansluitingen en het geluidsniveau, ongeveer 60 minuten voor de start.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, presentatieruimte, ontvangsttafel en materialen. Plan daarnaast 30 minuten voor de ontvangst, zodat de balie klaarstaat voordat de eerste deelnemer arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.