Organiser une formation aux techniques d’étude sans rien oublier

Une formation aux techniques d’étude demande plus qu’une salle et un programme. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports pédagogiques et les postes de travail avant l’arrivée du groupe. Le jour J, l’accueil, les badges, la présentation et les exercices doivent s’enchaîner sans attente. Suivez une préparation par étapes pour repérer les oublis fréquents, tester le matériel et garder du temps pour les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Envoyer les invitations
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer la liste des participants
7
Envoyer le programme et l’itinéraire
8
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
9
Vérifier la présentation
10
Installer les exercices
2 personnes
11
Créer les badges nominatifs
12
Faire les courses
2 personnes
13
Portionner le catering
2 personnes
14
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
15
Vérifier l’espace
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
18
Tester le système de sonorisation
19
Installer les postes de travail
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes

Événement

23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Distribuer les badges nominatifs
26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
27
Assurer l'accueil
28
Expliquer les objectifs d’apprentissage
29
S'entraîner à la méthode de planification
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons de la pause
31
Servir les snacks de pause
2 personnes
32
Pratiquer des techniques de concentration
2 personnes
33
Démontrer les techniques de prise de notes
34
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
35
Réapprovisionner le buffet et les boissons
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
37
S’entraîner aux stratégies d’examen
2 personnes
38
Créer un plan d'étude personnel
2 personnes
39
Traiter les questions et les cas
2 personnes
40
Clôture et distribution des documents
41
Faire le check-out des participants

Suivi

42
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
44
Éteindre l’équipement
2 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
47
Nettoyer l’espace
2 personnes
48
Rapporter le matériel
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
50
Envoyer le matériel aux participants par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Tabouretsqté 4
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Micro sans fil
Cliqueur de présentation

Matériel de formation

Feuilles de travailqté 40
Agendas d’étudeqté 40
Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 40
Post-itqté 12
Blocs pour chevaletqté 3
Chevalet de conférence
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Badges nominatifsqté 40

Vaisselle

Tassesqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafeqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle, puis ouvrez les inscriptions avec une date limite fixée au moins 7 jours avant la formation. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
Envoyez le programme et l’itinéraire 3 à 5 jours avant la séance. Indiquez clairement l’heure d’arrivée, l’accès à la salle et ce que les participants doivent apporter, afin de limiter les retards et les questions le matin même.
Préparez les feuilles de travail, agendas d’étude, blocs-notes et badges nominatifs au moins la veille. Prévoyez une pile séparée pour l’accueil et vérifiez que les exercices correspondent bien au déroulé annoncé.
Testez la présentation, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le son et le cliqueur avant l’arrivée du groupe, idéalement 60 minutes à l’avance. Branchez aussi les rallonges et multiprises avant d’installer les postes de travail pour éviter de déplacer les tables ensuite.
Organisez l’espace en trois zones : inscription, travail et pause-déjeuner. Préparez le café et le thé avant l’accueil, portionnez le catering à l’avance et gardez les informations alimentaires accessibles à la personne qui distribue les repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation aux techniques d’étude ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez la salle au début, ouvrez les inscriptions, puis gardez les 3 derniers jours pour confirmer les participants, envoyer l’itinéraire et finaliser les supports.
Quand faut-il envoyer les invitations à une formation ?: Envoyez-les au moins 10 à 14 jours avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin de traiter les demandes et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Bloquez au moins 60 minutes avant l’accueil. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises, les postes de travail, la table d’inscription et le matériel de présentation, puis de tester l’écran et la sonorisation.
Que faut-il vérifier la veille d’une formation aux techniques d’étude ?: Vérifiez la liste des participants, les badges, les feuilles de travail, le programme, le matériel audiovisuel et les besoins alimentaires. Préparez aussi l’acheminement du matériel et confirmez que la salle sera accessible à l’heure prévue.

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