Organiser une formation aux compétences numériques : la checklist

Une formation aux compétences numériques demande plus que la préparation d’un programme. Il faut confirmer les enseignants, gérer les inscriptions, vérifier les besoins alimentaires et tester chaque ordinateur avant l’arrivée du groupe. La salle doit être prête avec les tables, les câbles, le wifi et le matériel de présentation. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de la confirmation de la date jusqu’à l’accueil et aux exercices pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de l’entraînement
Réserver la salle d’entraînement
Confirmer les enseignants
Établir le programme et les objectifs d'apprentissage
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Imprimer les fiches et les guides
2 personnes
Préparer les présentations et les fichiers d’exercice
2 personnes
Tester les ordinateurs portables et les chargeurs
2 personnes
Tester le wifi et Internet
Tester l'image et le son
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons

Événement

Ouvrir la salle de cours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer les ordinateurs portables et les chargeurs
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes
Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
Distribuer le matériel de bienvenue
2 personnes
Animer une introduction aux compétences numériques de base
Encadrer l’exercice d’utilisation de l’ordinateur
3 personnes
Servir les boissons et en-cas de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Faire une démonstration de la sécurité en ligne
Animer l’exercice de sécurité en ligne
3 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
S’entraîner à la communication numérique
Encadrer l’exercice de communication numérique
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Distribuer les certificats et les formulaires d’évaluation
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
Envoyer le matériel aux participants par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Nappesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 30
Chargeurs d’ordinateur portableqté 30
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Souris sans filqté 30
Routeur wifi
Enceinte portable
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Thermosqté 4
Ciseauxqté 3
Couteau de chefqté 2
Planches à découperqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 36
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirme la salle et les enseignants dès que la date est fixée. Prévois une marge d’au moins deux semaines pour finaliser le programme, les objectifs et les invitations.
Clôture les inscriptions avant d’imprimer les fiches et les guides. Vérifie alors la liste des participants, les besoins alimentaires et le nombre d’ordinateurs réellement nécessaires.
Teste chaque ordinateur portable, son chargeur, la connexion wifi et l’accès aux fichiers d’exercice au moins 24 heures avant la formation. Garde aussi des câbles HDMI, des adaptateurs et des rallonges de secours.
Installe les tables, les chaises et la table d’inscription avant l’arrivée du groupe. Prépare les badges nominatifs, les panneaux indicateurs et le matériel de bienvenue au même moment pour éviter les retards à l’accueil.
Prépare le café, le thé et les boissons avant l’ouverture de la salle. Pour une pause d’une heure, compte environ deux boissons par participant et vérifie que les tasses, verres, plateaux et poubelles sont accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation aux compétences numériques ?: Prévois au minimum deux à trois semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les enseignants, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et tester le matériel avant le jour de la formation.
Quand faut-il tester les ordinateurs et le wifi ?: Fais un premier test trois à cinq jours avant, puis une vérification finale dans les 24 heures précédant la formation. Contrôle les chargeurs, Internet, les fichiers d’exercice, l’image et le son.
Combien d’ordinateurs faut-il prévoir pour une formation numérique ?: Prévois un ordinateur portable par participant lorsque chacun réalise les exercices individuellement, plus un appareil de secours pour 10 participants. Ajoute un chargeur par ordinateur et vérifie les prises disponibles dans la salle.
Quand faut-il finaliser la liste des participants ?: Finalise-la deux à trois jours avant la formation. Tu peux alors imprimer les badges et les guides, préparer l’accueil et confirmer les besoins alimentaires sans multiplier les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.