Checklist para organizar una formación en habilidades digitales
Una formación en habilidades digitales necesita más que una sala y varios portátiles. Hay que cerrar el programa, confirmar docentes y participantes, preparar materiales y comprobar la tecnología antes de que llegue el grupo. Esta checklist reúne 44 tareas y 33 elementos para seguir el trabajo en orden. También contempla detalles que suelen olvidarse, como los adaptadores HDMI, los ratones, las preferencias dietéticas y la mesa de registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha del entrenamiento
Reservar sala de formación
Confirmar a los docentes
Definir el programa y los objetivos de aprendizaje
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de participantes
Imprimir hojas de trabajo y manuales
2 personas
Preparar las presentaciones y los archivos de prueba
2 personas
Probar portátiles y cargadores
2 personas
Probar wifi e internet
Probar el sonido y la imagen
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Evento
Abrir el aula
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Dejar listos los portátiles y cargadores
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar café y té
2 personas
Gestionar la recepción y el registro
3 personas
Repartir el material de bienvenida
2 personas
Dar una introducción a las competencias digitales básicas
Guiar la práctica de uso del ordenador
3 personas
Servir las bebidas y los snacks del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Demostrar la seguridad en línea
Guiar el ejercicio de seguridad en línea
3 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
2 personas
Practicar la comunicación digital
Guiar la práctica de comunicación digital
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
Repartir certificados y formularios de evaluación
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver el material prestado
Enviar el material para participantes digitalmente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Mantelescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 30
- Cargadores de portátilcant. 30
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Ratones inalámbricoscant. 30
- Router wifi
- Altavoz portátil
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 36
- Platoscant. 36
- Cubiertoscant. 36
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Termoscant. 4
- Tijerascant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Carteles direccionalescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los objetivos de aprendizaje antes de enviar las invitaciones. Así puedes explicar qué se practicará y calcular mejor cuánto material necesita cada participante.
- Haz la prueba técnica al menos 24 horas antes: enciende los portátiles, conecta los cargadores, comprueba el wifi, abre los archivos de prueba y verifica imagen y sonido.
- Prepara un puesto de trabajo por participante y añade cargadores, ratones y regletas antes de abrir el aula. Los adaptadores HDMI y los alargadores suelen faltar cuando se dejan para el último momento.
- Cierra la lista de participantes varios días antes de la formación y recoge entonces las preferencias dietéticas. Ese plazo permite ajustar las compras de bebidas, café, té y servicio.
- Abre el aula con tiempo para colocar mesas y sillas, montar la mesa de registro y conectar la presentación. Deja preparados los carteles direccionales, las tarjetas de nombre y el material de bienvenida antes de recibir al primer asistente.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que probar los portátiles y el wifi para una formación digital?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al abrir el aula. Comprueba cada portátil, su cargador, la conexión a internet, los archivos de prueba, el proyector y el sonido.
- ¿Cuándo cerrar la lista de participantes de una formación?
- Ciérrala entre 3 y 5 días antes, según el tamaño del grupo. En ese momento confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas para ajustar los manuales, los portátiles y las compras.
- ¿Cuántos portátiles y cargadores se necesitan?
- Prepara un portátil y un cargador por participante. Añade al menos un equipo de reserva por cada 10 participantes para cubrir fallos o cambios de última hora.
- ¿Cuánto antes hay que preparar la sala de formación?
- Empieza la preparación entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del grupo. Ese tiempo permite colocar el mobiliario, montar el registro, preparar café y té y resolver problemas de cables o conexión.
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