Checklist leiderschapstraining organiseren

Een leiderschapstraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een presentatie. Je regelt een geschikte trainingsruimte, verwerkt aanmeldingen, verzamelt dieetwensen en zorgt dat materialen en catering op tijd klaarstaan. Plan de voorbereiding terug vanaf de trainingsdag: eerst ruimte, inhoud en deelnemers, daarna bestellingen en techniek. Op de dag zelf draait alles om een geopende ruimte, geteste apparatuur, duidelijke werkmappen en een ontvangsttafel waar deelnemers direct weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingsruimte reserveren
Trainingsprogramma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Cateringhoeveelheden bepalen
Trainingsmaterialen bestellen
Presentaties en werkbladen maken
2 personen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes invullen
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Laptop en presentaties testen
2 personen
Ruimte openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Flipcharts klaarzetten
2 personen
Werkmappen uitdelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunch en avondeten koelen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en doelen toelichten
Kennismakingsopdracht begeleiden
2 personen
Leiderschapsstijlen presenteren
Pauzedranken serveren
2 personen
Praktijkcasussen begeleiden
2 personen
Reflectieopdracht begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Feedbackgesprekken begeleiden
3 personen
Persoonlijke actieplannen maken
2 personen
Actieplannen plenair bespreken
Afsluitende vragenronde begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersmateriaal digitaal nasturen
Aanwezigheidsregistratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 25
Ontvangsttafel
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Wandklok

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Serveertangenaantal 3

Trainingmateriaal

Flipchartstandaardsaantal 2
Flipchartblokkenaantal 4
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 12
Notitieboekjesaantal 25
Balpennenaantal 30
Stiftenaantal 24
Post-itsaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Werkmappenaantal 25
Enveloppenaantal 30
Afplaktapeaantal 3
Timeraantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de trainingsruimte zodra de datum vaststaat en controleer uiterlijk een week vooraf hoeveel tafels, stoelen en stroompunten beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat de opstelling of presentatieapparatuur niet past.
Stel het trainingsprogramma eerst op en maak daarna pas presentaties, werkbladen en werkvormen. Plan per onderdeel een begin- en eindtijd en houd minstens 10 minuten ruimte voor uitloop of vragen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bepaal de cateringhoeveelheden nadat de deelnemerslijst is bijgewerkt. Koel lunch en avondeten op tijd en zet water, koffie en thee klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor met dezelfde presentatiebestanden. Leg ook een reservekabel en extra stekkerdoos bij de apparatuur.
Open de ruimte minstens 60 minuten voor de start. Zet tafels en stoelen, flipcharts, werkmappen, naamkaartjes en de ontvangsttafel klaar, zodat je de laatste 15 minuten alleen nog deelnemers hoeft te ontvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een leiderschapstraining organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de trainingsruimte, datum en het programma. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de training, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en catering tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische deelnemersinformatie ongeveer 7 dagen voor de training. Vermeld daarin de starttijd, locatie-informatie, voorbereiding en eventuele dieet- of materiaalafspraken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen van de ruimte, de tafelopstelling, presentatieapparatuur, flipcharts, werkmappen en ontvangsttafel. Plan nog 15 minuten extra als je techniek of een afwijkende werkvorm moet testen.
Wanneer test ik de laptop en beamer voor een leiderschapstraining?: Test laptop, beamer, projectiescherm en presentatiebestanden uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de trainingsdag nog 30 minuten voor aanvang of alle kabels, stekkerdozen en de presentatieklikker werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.