Checklist para organizar una formación en comunicación
Una formación en comunicación necesita más coordinación de la que parece: sala, formadores, participantes, materiales, comida y tecnología deben encajar en el mismo horario. Esta checklist reúne 56 tareas y 38 elementos para preparar la jornada paso a paso. Empieza por cerrar la sala y los entrenadores, y deja para el día anterior las comprobaciones y el montaje. Así evitas llegar con presentaciones sin probar, etiquetas sin preparar o preferencias dietéticas sin confirmar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar sala de formación
Confirmar a los entrenadores
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los participantes
Comprobar el material de entrenamiento
2 personas
Finalizar la presentación
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el almuerzo
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el montaje del entrenamiento
2 personas
Preparar el material de presentación
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Abrir el entrenamiento
Explicar los objetivos de aprendizaje
Coordinar la presentación
2 personas
Acompañar el ejercicio de escucha
2 personas
Organizar la pausa del café
3 personas
Rellenar las bebidas
Guiar el ejercicio de feedback
2 personas
Coordinar juegos de rol
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Rellenar las bebidas
Practicar las habilidades de presentación
2 personas
Crear puntos de acción personales
Moderar la ronda de preguntas
Cerrar el entrenamiento
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger las mesas de trabajo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Apagar la técnica
Guardar los materiales
2 personas
Guardar las compras restantes
Enviar formulario de comentarios
Archivar la lista de asistencia
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar los residuos a la basura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 30
- Taburetescant. 4
- Mesa de registro
Vajilla
- Tazas de cafécant. 35
- Vasoscant. 35
- Platoscant. 35
- Cubiertoscant. 35
- Bandejas de serviciocant. 4
- Jarracant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz Bluetooth
- Neveras portátilescant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzas de servircant. 4
Material de formación
- Pizarras de hojascant. 2
- Papel para rotafoliocant. 3
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Bloc de notascant. 30
- Bolígrafoscant. 35
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Clic de presentación
Decoración
- Mantelescant. 6
- Cartel de bienvenida
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Paños de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala y confirma a los entrenadores con varias semanas de margen; sin esos dos datos no podrás enviar invitaciones ni fijar el programa con seguridad.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering antes de hacer el pedido. Revisarlas el día anterior suele ser demasiado tarde para modificar cantidades.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, las regletas y el micrófono al menos 24 horas antes. Lleva también cables alargadores por si la distribución de las mesas cambia.
- Prepara las tarjetas con nombres, las hojas de trabajo, los blocs y el material de presentación el día anterior. Calcula una unidad por participante y guarda algunas copias de reserva.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para limpiar, colocar mesas y sillas, montar la mesa de registro, enfriar las bebidas y preparar café, aperitivos y almuerzo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en comunicación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, confirmar a los entrenadores y abrir las inscripciones. Deja cerrados el programa, el catering y los materiales como mínimo 3 días antes.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones a una formación?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes, cuando ya tengas fecha, horario, sala y formadores confirmados. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para poder preparar participantes, tarjetas y catering.
- ¿Qué hay que comprobar antes de una formación en comunicación?
- El día anterior prueba durante al menos 30 minutos el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, el micrófono y el altavoz. Comprueba también que haya una silla y una copia del material para cada participante.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala de formación?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes del comienzo. Ese margen permite limpiar, colocar mesas y sillas, montar el registro, preparar la presentación y dejar listas las bebidas y la comida.
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