Kommunikationstraining organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Kommunikationstraining steht und fällt mit einem reibungslosen Ablauf vor Ort. Plane zuerst Raum, Trainer und Teilnehmer, danach Inhalte, Technik und Verpflegung. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Anmeldungen, fertige Präsentationen und getestete Geräte. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Empfang, vorbereitete Arbeitsplätze und griffbereite Trainingsmaterialien. Die Checkliste mit 56 Aufgaben und 38 benötigten Dingen führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Trainingsraum reservieren
Trainer bestätigen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm an Teilnehmer senden
Trainingsmaterial überprüfen
2 Personen
Präsentation abschließen
Arbeitsblätter ausdrucken
Namensschilder erstellen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Mittagessen bereitstellen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Trainingsaufbau machen
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Training eröffnen
Lernziele erläutern
Kennenlernen begleiten
2 Personen
Hörübung anleiten
2 Personen
Kaffeepause organisieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
Feedbackübung anleiten
2 Personen
Rollenspiele begleiten
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr abräumen
2 Personen
Getränke nachfüllen
Präsentationsfähigkeiten üben
2 Personen
Persönliche To-dos erstellen
Fragerunde moderieren
Training abschließen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Arbeitsblätter einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Restbestände verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Technik ausschalten
Materialien verstauen
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe aufbewahren
Feedbackformular versenden
Anwesenheitsliste archivieren
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restmüll wegbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- HockerAnz. 4
- Registrierungstisch
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 35
- TrinkgläserAnz. 35
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- ServiertablettsAnz. 4
- KaraffeAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Kabelloses Mikrofon
- Bluetooth-Lautsprecher
- KühlboxenAnz. 2
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 4
Trainingsmaterial
- FlipchartsAnz. 2
- Flipchart-PapierAnz. 3
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 30
- KugelschreiberAnz. 35
- NamensschilderAnz. 35
- Präsentationsklicker
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Willkommensschild
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- PutzlappenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Trainingsraum mindestens 4 Wochen vorher und prüfe dabei Sitzordnung, Stromanschlüsse, Projektionsfläche und Platz für Registrierung und Catering.
- Verschicke das Programm spätestens 7 Tage vor dem Training. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Personenzahl rechtzeitig an das Catering weiter.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit der fertigen Präsentation. Lege außerdem ein Ersatzkabel und Verlängerungskabel bereit.
- Drucke Arbeitsblätter und Namensschilder mindestens 1 Tag vorher aus. Lege Flipchart-Papier, Marker, Whiteboard und Notizblöcke an den vorgesehenen Plätzen bereit, damit der Trainer nicht während der Session suchen muss.
- Richte den Registrierungstisch 30 Minuten vor Beginn ein und besetze die Empfangstheke rechtzeitig. Stelle Getränke, Tassen, Gläser und Snacks vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereit, damit der Start nicht durch Aufbauarbeiten verzögert wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Raum für ein Kommunikationstraining reservieren?
- Reserviere den Trainingsraum idealerweise 4 Wochen vor dem Termin. So bleiben genügend Optionen für Raumgröße, Bestuhlung, Technik und einen geeigneten Empfangsbereich.
- Wann sollte ich die Einladungen für ein Kommunikationstraining verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Schließe die Teilnehmerliste und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Training ab.
- Wann muss die Technik für das Kommunikationstraining getestet werden?
- Teste die gesamte Technik spätestens am Vortag mit der finalen Präsentation. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest ein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag des Trainings?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Trainingsmaterial, Technik, Registrierung und Catering ein. Der Registrierungstisch sollte 30 Minuten vor Beginn vollständig besetzt und einsatzbereit sein.
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