Checklist voor een communicatietraining organiseren

Een communicatietraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een trainer en een presentatie. Je regelt tegelijk de trainingsruimte, deelnemers, materialen, techniek en catering. Begin met de trainers en ruimte, werk daarna de deelnemerscommunicatie en inhoud uit en controleer in de laatste week alles op locatie. Op de dag zelf draait het om een duidelijke ontvangst, een werkbare trainingsopstelling en geteste apparatuur. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde afhandelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingsruimte reserveren
Trainers bevestigen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Trainingsmateriaal controleren
2 personen
Presentatie afronden
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes maken
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Lunch klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Trainingsopstelling maken
2 personen
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Training openen
Leerdoelen toelichten
Kennismaking begeleiden
2 personen
Luisteroefening begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
Feedbackoefening begeleiden
2 personen
Rollenspellen begeleiden
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Dranken bijvullen
Presentatievaardigheden oefenen
2 personen
Persoonlijke actiepunten maken
Vragenronde begeleiden
Training afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Werkbladen inzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek uitschakelen
Materialen opbergen
2 personen
Overgebleven boodschappen bewaren
Feedbackformulier versturen
Aanwezigheidslijst archiveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restafval wegbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Krukkenaantal 4
Registratietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerbladenaantal 4
Schenkkanaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze microfoon
Bluetoothspeaker
Koelboxenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Trainingsmateriaal

Flip-oversaantal 2
Flip-overpapieraantal 3
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 12
Notitieblokkenaantal 30
Balpennenaantal 35
Naamkaartjesaantal 35
Presentatieklikker

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de trainingsruimte en bevestig de trainers bij voorkeur enkele weken vooraf. Controleer meteen of er genoeg tafels, stoelen en ruimte voor flip-overs zijn.
Stuur het programma samen met de uitnodiging en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de training. Dan kun je dieetwensen verwerken en de catering op aantallen bestellen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor. Neem presentatiemateriaal ook offline mee, zodat de training niet afhankelijk is van één verbinding.
Leg werkbladen, notitieblokken, naamkaartjes en whiteboardmarkers per tafel klaar. Richt de registratietafel apart in, zodat binnenkomende deelnemers niet door de trainingsopstelling hoeven te lopen.
Zet koffie, water en dranken vóór ontvangst klaar en plan lunch en hapjes op vaste momenten. Controleer op de ochtend zelf of thermoskannen gevuld zijn en of servies en serveermateriaal beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een communicatietraining organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de trainingsruimte en trainers. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen en catering tijdig kunt afronden.
Wanneer moet ik de techniek voor een communicatietraining testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf in de ruimte zelf. Controleer niet alleen de beamer, maar ook de HDMI-kabel, stroomvoorziening, microfoon en eventuele Bluetoothspeaker.
Hoeveel tijd heb ik nodig om deelnemers te registreren?: Plan minimaal 15 tot 30 minuten voor de ontvangst en registratie, afhankelijk van het aantal deelnemers. Zet naamkaartjes en de deelnemerslijst klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Wanneer moet ik de catering voor een communicatietraining bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Gebruik de definitieve deelnemerslijst en verwerkte dieetwensen voor lunch, hapjes en dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.