Organiser une foire d’échange sans rien oublier

Une foire d’échange se prépare d’abord avec une date, un lieu et des règles claires pour les participants. Ensuite, il faut gérer les inscriptions, répartir les emplacements et confirmer les besoins de chaque exposant. Les derniers jours servent surtout à imprimer les documents, préparer les badges, vérifier le matériel et organiser l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au rangement après la foire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le plan de la salle
2 personnes
Confirmer la réservation
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le salon en ligne
Recruter des exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les confirmations
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver le matériel
Répartir les bénévoles
2 personnes
Déterminer les prix d’entrée
2 personnes
Prévoir les moyens de paiement
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer la liste des exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Prévoir la monnaie en espèces
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Informer les exposants
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Décharger les tables
4 personnes
Décharger les chaises
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Déployer les nappes
2 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Préparer les consommations
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Présenter le programme
Gérer le vestiaire
2 personnes
Tenir le stand d’information
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager le parcours
Informer les exposants de la fermeture
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 45
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 30
Portant à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 6

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphone à main
Haut-parleur
Panneau d’affichage

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à vaisselleqté 2

Décoration

Bannières du salonqté 3
Panneaux d'informationqté 6
Numéros de standqté 30
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 50
Pâte adhésiveqté 4
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds de lampeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur
Poubellesqté 8
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu suffisamment tôt pour confirmer la réservation avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez aussi un plan de salle avec les tables, les chaises et les portants à vêtements avant d’attribuer les emplacements.
Écrivez les conditions de participation avant d’envoyer les invitations. Indiquez notamment ce que chaque exposant peut apporter, la taille de son emplacement et la date limite d’inscription.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez une confirmation dès qu’un emplacement est attribué. Demandez en même temps les besoins alimentaires afin de donner au traiteur un nombre fiable de repas et de boissons.
Vérifiez les moyens de paiement au moins une semaine avant la foire. Testez le terminal de paiement, préparez la caisse et prévoyez suffisamment de monnaie en espèces pour les premiers visiteurs.
Faites une répétition logistique la veille : rassemblez les rallonges, multiprises, glacières, machines à café et supports d’information. Gardez à part les listes d’exposants, le plan imprimé et les badges pour l’accueil du matin.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une foire d’échange ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions et réserver le catering ainsi que le matériel.
Quand envoyer les confirmations aux exposants ?: Envoyez une première confirmation dès que l’emplacement est attribué, puis un rappel 7 jours avant la foire. Le rappel doit reprendre l’horaire d’arrivée, le numéro de table et les conditions pratiques.
Combien de temps prévoir pour installer une foire d’échange ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Il faut installer les tables et les chaises, afficher le plan, préparer la caisse et tester le microphone ainsi que le haut-parleur.
Que préparer la veille d’une foire d’échange ?: Rassemblez la veille tout le matériel, imprimez le plan et la liste des exposants, puis préparez les badges nominatifs. Vérifiez aussi les boissons, la monnaie et les besoins alimentaires afin d’éviter les achats urgents le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.