Sammelbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Standplätze erst nach Ablauf der Anmeldefrist endgültig ein. Lass zwischen den Tischen genug Platz für Warteschlangen und Kinderwagen und drucke den Lageplan spätestens am Vortag.
• Bestätige Ausstellern schriftlich ihren Standplatz, die Aufbauzeit und die Teilnahmebedingungen. So kommen Rückfragen nicht gesammelt am Morgen der Börse auf.
• Bereite die Kasse mit Wechselgeld mindestens einen Tag vorher vor und teste das Kartenterminal. Rechne zusätzlich mit einer Ausweichlösung, falls am Veranstaltungsort die Internetverbindung ausfällt.
• Teile die Helfer in feste Zeitblöcke ein: Aufbau, Einlass, Kasse, Betreuung und Abbau. Eine Person sollte während der gesamten Öffnungszeit für Fragen der Standbetreiber zuständig sein.
• Prüfe Strom- und Getränkepunkte vor dem Aufbau. Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Kühlboxen werden oft erst beim Einrichten vermisst – lege sie deshalb nach Bereichen sortiert bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Sammelbörse anmelden und bewerben?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular. Verschicke die Einladungen und veröffentliche die Börse anschließend, damit du noch 4 bis 6 Wochen für die Standplanung hast.

Wann sollte ich die Standplätze bei einer Sammelbörse vergeben?

Vergib die Plätze nach Ende der Anmeldefrist, idealerweise 2 bis 3 Wochen vor der Börse. Sende die Bestätigung mit Standnummer, Aufbauzeit und Lageplan spätestens 7 Tage vorher.

Wie viel Wechselgeld brauche ich für eine Sammelbörse?

Plane für die Kasse mindestens 150 bis 300 Euro in kleinen Scheinen und Münzen ein, abhängig von Eintrittspreis und erwarteter Besucherzahl. Hole das Wechselgeld spätestens am Vortag ab und zähle es mit einer zweiten Person nach.

Wann muss ich Catering und Geschirr für die Sammelbörse reservieren?

Reserviere Catering und benötigte Materialien mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und prüfe 7 Tage vorher nochmals Mengen, Lieferung und vorhandenes Geschirr.

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