LizztLIZZT

Checklist voor een goed georganiseerde verzamelbeurs

Een verzamelbeurs staat of valt met een duidelijke indeling en tijdige communicatie met standhouders. Leg eerst datum, locatie en voorwaarden vast, en werk daarna toe naar inschrijvingen, standplaatsen en promotie. Regel betaalmiddelen, catering en materialen ruim voor de beursdag; vooral wisselgeld, stroompunten en bewegwijzering worden vaak te laat gecontroleerd. Met deze checklist houd je overzicht over voorbereiding, uitvoering en afronding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Zaalindeling maken

    2 personen

  • Reservering bevestigen

  • Deelnemersvoorwaarden opstellen

    2 personen

  • Inschrijfformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Beurs online publiceren

  • Standhouders werven

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Standplaatsen toewijzen

    2 personen

  • Bevestigingen versturen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering reserveren

  • Materialen reserveren

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Entreeprijzen bepalen

    2 personen

  • Betaalmiddelen regelen

  • Promotieposters ophangen

    2 personen

  • Plattegrond afdrukken

  • Standhouderslijst afdrukken

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Informatieborden maken

    2 personen

  • Contant wisselgeld opnemen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Standhouders informeren

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Kassa voorbereiden

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes controleren

    2 personen

  • Tafels uitladen

    4 personen

  • Stoelen uitladen

    3 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Tafelkleden leggen

    2 personen

  • Standnummers plaatsen

    2 personen

  • Entreebalie opbouwen

    2 personen

  • Cateringtafel opbouwen

    2 personen

  • Verlichting aansluiten

    2 personen

  • Stroomkabels veilig leggen

    2 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Informatietafel inrichten

    2 personen

  • Consumpties klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    2 personen

Event

  • Standhouders ontvangen

    3 personen

  • Standhouders registreren

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Entree innen

    2 personen

  • Programma toelichten

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Informatietafel bemannen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet opruimen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Route vrijhouden

  • Standhouders informeren over sluiting

  • Laatste bezoekers begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Kassa afsluiten

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Standmaterialen afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Catering opruimen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Verlichting uitschakelen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    3 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 30
  • Stoelenaantal 45
  • Barkrukkenaantal 4
  • Tafelkledenaantal 30
  • Kledingrekaantal 2
  • Opbergboxenaantal 6

Apparatuur

  • Kassa
  • Betaalterminal
  • Koelboxenaantal 4
  • Waterkokersaantal 2
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Verlenghaspelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Handmicrofoon
  • Luidspreker
  • Pinnenbord

Servies

  • Koffiekopjesaantal 60
  • Glazenaantal 80
  • Bordenaantal 80
  • Messenaantal 80
  • Vorkenaantal 80
  • Lepelsaantal 60
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveertangenaantal 6
  • Koffiekannenaantal 4

Keuken

  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 2
  • Maatbekersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Flessenopenersaantal 3
  • Afwasteiltjesaantal 2

Decoratie

  • Beursbannersaantal 3
  • Informatiebordenaantal 6
  • Standnummersaantal 30
  • Pijlbordenaantal 10
  • Naamkaartjesaantal 50
  • Kleefgumaantal 4
  • Plakbandaantal 6
  • Scharenaantal 4
  • Stiftenaantal 12

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lampstatievenaantal 4

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Blik en vegeraantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Stofzuiger
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Handsprayflessenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Wacht niet met standplaatsen toewijzen tot alle aanmeldingen binnen zijn. Maak een plattegrond zodra je de zaalindeling kent en controleer hoeveel tafels, stoelen en eventuele kledingrekken per plek passen.
  • Plan de communicatie in vaste momenten: verstuur uitnodigingen en publiceer de beurs zodra datum en locatie vaststaan, stuur bevestigingen na de inschrijving en deel de standhouderslijst uiterlijk enkele dagen vooraf.
  • Controleer betaalmogelijkheden minimaal één week vooraf. Leg een kassa, betaalterminal en voldoende contant wisselgeld klaar; noteer ook wie tijdens de beurs betalingen beheert.
  • Maak naast een plattegrond ook informatieborden en naamkaartjes. Hang bewegwijzering bij entree, toiletten en zaal; bezoekers moeten zonder extra uitleg hun stand of informatiepunt kunnen vinden.
  • Test stroom en geluid vóór de opening. Controleer verlenghaspels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en de handmicrofoon in de zaal, en wijs vrijwilligers per taak en tijdsblok toe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verzamelbeurs organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en reservering. Gebruik de laatste 2 weken voor standplaatsen, bevestigingen, catering, promotie en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik standhouders voor een verzamelbeurs werven?
Start 6 tot 8 weken voor de beurs met uitnodigingen en online publicatie. Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken vooraf, zodat je standplaatsen kunt toewijzen en bevestigingen kunt versturen.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een verzamelbeurs?
Dat hangt af van het aantal standhouders en de afgesproken standgrootte. Tel per toegewezen stand de benodigde tafels op en controleer daarna of looppaden en entree in de zaalindeling passen.
Wat moet ik op de beursdag zelf klaarzetten?
Zet vóór opening de plattegrond, standhouderslijst, naamkaartjes, informatieborden, betaalmiddelen en wisselgeld klaar. Controleer daarnaast tafels, stoelen, verlichting, stroomaansluitingen en de koffievoorziening minimaal 60 minuten vooraf.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!