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Checklist para organizar una feria de intercambio sin olvidos

Organizar una feria de intercambio requiere coordinar participantes, puestos, circulación y pagos mucho antes de abrir las puertas. Empieza fijando la fecha, el lugar y las condiciones de participación; después gestiona inscripciones, distribución y proveedores. En los últimos días tendrás que imprimir planos y listas, preparar identificaciones, reunir materiales y comprobar el equipo de cobro. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que nada quede pendiente a última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar fecha y lugar

    2 personas

  • Hacer la distribución de la sala

    2 personas

  • Confirmar la reserva

  • Redactar las condiciones de participación

    2 personas

  • Crear el formulario de inscripción

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Publicar la feria en línea

  • Buscar expositores

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Asignar los espacios de los puestos

    2 personas

  • Enviar confirmaciones

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Reservar el catering

  • Reservar materiales

  • Asignar voluntarios

    2 personas

  • Establecer los precios de entrada

    2 personas

  • Gestionar medios de pago

  • Colgar los carteles promocionales

    2 personas

  • Imprimir el plano

  • Imprimir la lista de expositores

  • Preparar tarjetas de nombre

    2 personas

  • Hacer carteles informativos

    2 personas

  • Retirar cambio en efectivo

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Reunir los materiales

    3 personas

  • Informar a los responsables de los stands

  • Enfriar las bebidas

    2 personas

  • Preparar la caja registradora

    2 personas

  • Abrir la ubicación

    2 personas

  • Comprobar los espacios

    2 personas

  • Descargar las mesas

    4 personas

  • Descargar las sillas

    3 personas

  • Montar mesas

    4 personas

  • Colocar las sillas

    3 personas

  • Colocar los manteles

    2 personas

  • Colocar números de stand

    2 personas

  • Montar el mostrador de entrada

    2 personas

  • Montar la mesa de catering

    2 personas

  • Conectar la iluminación

    2 personas

  • Tender los cables de alimentación de forma segura

    2 personas

  • Colocar la señalización

    2 personas

  • Montar la mesa de información

    2 personas

  • Preparar las consumiciones

    2 personas

  • Preparar los aperitivos

    2 personas

Evento

  • Recibir a los expositores

    3 personas

  • Registrar a los expositores

    2 personas

  • Recibir a los visitantes

    3 personas

  • Cobrar la entrada

    2 personas

  • Presentar el programa

  • Gestionar el guardarropa

    2 personas

  • Atender la mesa de información

  • Servir las bebidas

    2 personas

  • Servir aperitivos

    2 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Recoger el buffet

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

    2 personas

  • Comprobar los baños

  • Mantener libre la ruta

  • Informar a los expositores sobre el cierre

  • Acompañar a los últimos visitantes

    2 personas

Seguimiento

  • Cerrar la caja

    2 personas

  • Recoger objetos perdidos

  • Desmontar los materiales del stand

    4 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Recoger el catering

    2 personas

  • Lavar la vajilla

    2 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Limpiar la sala

    3 personas

  • Limpiar los baños

    2 personas

  • Apagar la iluminación

  • Cerrar el recinto

    2 personas

  • Devolver los materiales

    3 personas

  • Devolver los objetos prestados

    2 personas

  • Guardar el stock sobrante

    2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mesascant. 30
  • Sillascant. 45
  • Taburetes de barcant. 4
  • Mantelescant. 30
  • Percherocant. 2
  • Cajas de almacenajecant. 6

Equipo

  • Caja registradora
  • Terminal de pago
  • Neveras portátilescant. 4
  • Teterascant. 2
  • Máquinas de cafécant. 2
  • Enrollacablescant. 4
  • Regletascant. 8
  • Micrófono de mano
  • Altavoz
  • Tablón de corcho

Vajilla

  • Tazas de cafécant. 60
  • Vasoscant. 80
  • Platoscant. 80
  • Cuchilloscant. 80
  • Tenedorescant. 80
  • Cucharascant. 60
  • Bandejas de servircant. 8
  • Pinzas de servircant. 6
  • Jarras de cafécant. 4

Cocina

  • Tablas de cortarcant. 3
  • Cuchillos de pancant. 2
  • Jarras medidorascant. 2
  • Termoscant. 4
  • Abrebotellascant. 3
  • Cubetas para lavarcant. 2

Decoración

  • Banners de la feriacant. 3
  • Paneles informativoscant. 6
  • Números de standcant. 30
  • Carteles direccionalescant. 10
  • Tarjetas de nombrecant. 50
  • Masilla adhesivacant. 4
  • Cinta adhesivacant. 6
  • Tijerascant. 4
  • Rotuladorescant. 12

Iluminación

  • Lámparas LEDcant. 8
  • Soportes para lámparascant. 4

Limpieza

  • Escobacant. 2
  • Recogedor y escobacant. 2
  • Fregonascant. 2
  • Cuboscant. 3
  • Aspiradora
  • Papeleracant. 8
  • Botellas de spray de manoscant. 4

Catering

  • Compras

Consejos

  • Define la distribución de la sala antes de asignar los puestos: deja pasillos claros y reserva espacio para mesas, sillas, perchero y cajas de almacenaje. Confirma la reserva del lugar cuando el plano ya sea viable.
  • Cierra las inscripciones con varios días de margen. Así puedes asignar cada espacio, enviar confirmaciones, preparar la lista de expositores y detectar preferencias dietéticas antes de reservar el catering.
  • Comprueba los pagos al menos 48 horas antes: decide qué parte se cobra en efectivo y cuál con terminal, y retira el cambio necesario. Prueba también la caja registradora y el terminal antes de recibir al público.
  • Haz una revisión técnica el día anterior. Prueba micrófono, altavoz, máquinas de café, teteras, neveras portátiles, regletas y enrollacables, y mantén los cables fuera de las zonas de paso.
  • Prepara la señalización y la documentación en una sola sesión: plano, lista de expositores, tarjetas de nombre y carteles informativos. Imprime algunas copias adicionales para sustituir las que se pierdan o se manchen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de intercambio?
Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, redactar las condiciones y buscar expositores. Reserva catering y materiales cuando conozcas aproximadamente el número de participantes, idealmente 10-14 días antes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una feria de intercambio?
Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Ese margen permite asignar puestos, enviar confirmaciones, imprimir la lista de expositores y recoger las preferencias dietéticas pendientes.
¿Cuánto cambio en efectivo hay que preparar?
Prepara cambio para cubrir al menos las primeras 2 horas de cobro y sepáralo por denominaciones antes de abrir. La cantidad exacta depende del precio de entrada y de cuántas personas esperes, así que comprueba también el funcionamiento del terminal de pago.
¿Qué hay que revisar el día antes de la feria?
Comprueba la reserva, la distribución de la sala, las mesas, sillas y señalización, y reúne todos los materiales. Dedica entre 60 y 90 minutos a probar sonido, pagos, cables, cafeteras y el material impreso.

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