Jahrmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jahrmarkt braucht mehr als Fahrgeschäfte und Marktstände. Genehmigungen, Strom, Toiletten, Sicherheitswege und Müllentsorgung müssen vor dem Aufbau feststehen. Plane zuerst Gelände und Ablauf, buche danach die technischen und personellen Leistungen und kläre zuletzt Einladungen, Einkäufe und Kasse. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der ersten Reservierung bis zur Übergabe nach dem Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Genehmigung beantragen
2 Personen
Location festlegen
2 Personen
Jahrmarktsattraktionen reservieren
2 Personen
Kirmesbetreiber bestätigen
2 Personen
Catering reservieren
Musik organisieren
Sicherheit buchen
2 Personen
Stromversorgung reservieren
2 Personen
Müllentsorgung organisieren
Toiletten reservieren
Versicherung prüfen
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
Lageplan zeichnen
2 Personen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Werbung platzieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferanten informieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kassengeld abholen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände inspizieren
3 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Attraktionen anliefern lassen
4 Personen
Attraktionen positionieren
6 Personen
Attraktionen abnehmen lassen
2 Personen
Strom anschließen
3 Personen
Kabel sicher abdecken
3 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Essensstand einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
4 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Kartenverkauf organisieren
3 Personen
Attraktionen betreuen
8 Personen
Spielstände besetzen
5 Personen
Essen servieren
5 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
Gelände überwachen
4 Personen
Musik bedienen
Durchsagen machen
Letzte Runde ankündigen
Attraktionen schließen
8 Personen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
3 Personen
Geld sicher aufbewahren
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Müllsäcke entsorgen
4 Personen
Gelände reinigen
6 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Attraktionen abfahren lassen
4 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
Verkehrsabsperrungen entfernen
4 Personen
Fundgegenstände registrieren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 6
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 8
HockerAnz. 20
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KontaktgrillsAnz. 2
Fritteusen backenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
Soundanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
KaffeebecherAnz. 250
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 250
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
VorratsboxenAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 6

Catering

ServiettenAnz. 1000
SnackschalenAnz. 500
PommesschälchenAnz. 300
SatéspießeAnz. 500
StrohhalmeAnz. 300
KassenbonrollenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8
PreislisteAnz. 12

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 6
BodenabzieherAnz. 3
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 12

Informationen

KassenAnz. 3
WechselgeldkassenAnz. 3
FunkgeräteAnz. 10
ArmbänderAnz. 500
PläneAnz. 500
KlemmbretterAnz. 8

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigung, Gelände und Attraktionen. Fahrgeschäfte, Kirmesbetreiber und Catering sind oft gebunden, bevor die Werbung startet.
Zeichne einen maßstabsnahen Lageplan mit Ständen, Zelten, Toiletten, Erste-Hilfe-Station und Evakuierungswegen. Ergänze Stromanschlüsse, Kabelwege und Zufahrten für Lieferanten, damit am Aufbautag nichts improvisiert werden muss.
Plane die Stromversorgung je Bereich und reserviere Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Beleuchtung mit. LED-Lampen, Lichterketten und Baustrahler decken nicht automatisch dunkle Wege oder Notausgänge ab.
Teile Freiwillige in feste Schichten ein und bestätige Lieferanten spätestens 7 Tage vor dem Jahrmarkt. Lege außerdem fest, wer Anmeldungen, Ernährungswünsche, Kassengeld und die Kommunikation vor Ort übernimmt.
Prüfe 2 bis 3 Tage vorher Einkaufsliste, Kühlung und Ausgabestellen. Kühlschränke und Kühlboxen müssen vor dem Eintreffen des Caterings funktionieren; Kartenterminals, Mikrofone und Taschenlampen gehören in eine beschriftete Notfallkiste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jahrmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Gelände, Attraktionen, Catering, Sicherheit und Strom sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.
Welche Genehmigungen braucht ein Jahrmarkt?: Das hängt von Gemeinde, Gelände und Umfang ab. Beantrage die erforderliche Genehmigung mindestens 8 Wochen vorher und kläre zusätzlich Versicherung, Verkehrsführung, Sicherheitsplan und mögliche Auflagen.
Wie plane ich Sicherheit und Evakuierungswege beim Jahrmarkt?: Lege mindestens zwei klar erreichbare Evakuierungswege fest und trage sie in den Lageplan ein. Bestimme spätestens 4 Wochen vorher eine Erste-Hilfe-Station, buche Sicherheitspersonal und stimme den Ablauf mit allen Verantwortlichen ab.
Wann sollte man Toiletten, Strom und Müllentsorgung reservieren?: Reserviere diese Leistungen mindestens 6 Wochen vor dem Jahrmarkt, bei größeren Veranstaltungen früher. Bestätige Mengen, Lieferzeiten, Standorte und Abholung noch einmal 7 Tage vor dem Aufbau.

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