Checklist para organizar una feria sin dejar cabos sueltos

Organizar una feria requiere coordinar permisos, feriantes, atracciones, puestos, comida y servicios antes de abrir al público. Esta checklist reúne las 85 tareas y 73 materiales del plan, desde fijar la ubicación hasta retirar el dinero de caja. Empieza por los trámites y reservas, continúa con el plano, la seguridad y la comunicación, y deja las compras y comprobaciones finales para los últimos días. Así detectas a tiempo lo que suele llegar tarde: aseos, suministro eléctrico, seguros y gestión de residuos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso
2 personas
Fijar la ubicación
2 personas
Reservar atracciones de feria
2 personas
Confirmar a los feriantes
2 personas
Reservar el catering
Gestionar la música
Reservar seguridad
2 personas
Reservar el suministro eléctrico
2 personas
Organizar la recogida de residuos
Reservar los aseos
Comprobar el seguro
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
Definir las rutas de evacuación
2 personas
Dibujar el plano
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Definir el puesto de primeros auxilios
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Colocar publicidad
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Informar a los proveedores
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Retirar el dinero de caja
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto
3 personas
Colocar barreras de tráfico
4 personas
Hacer llegar las atracciones
4 personas
Colocar las atracciones
6 personas
Hacer inspeccionar las atracciones
2 personas
Conectar la corriente
3 personas
Cubrir los cables de forma segura
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Realizar una ronda de seguridad
4 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Gestionar la venta de entradas
3 personas
Gestionar las atracciones
8 personas
Atender los puntos de juego
5 personas
Servir la comida
5 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Atender el puesto de primeros auxilios
2 personas
Vigilar el recinto
4 personas
Controlar la música
Gestionar los avisos
Anunciar la última ronda
Cerrar las atracciones
8 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
3 personas
Guardar el dinero de forma segura
2 personas
Recoger comida y bebida
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar las bolsas de basura
4 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Hacer salir las atracciones
4 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
Retirar los cortes de tráfico
4 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 6
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 8
Taburetescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Parrillas de contactocant. 2
Sartenes para freírcant. 2
Terminales de pagocant. 3
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 250
Platoscant. 250
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cucharonescant. 10
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Abrebotellascant. 6

Catering

Servilletascant. 1000
Bandejas para snackscant. 500
Recipientes para patatas fritascant. 300
Palillos para brochetascant. 500
Pajitascant. 300
Rollos de reciboscant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 300
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 8
Listas de precioscant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 30
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Extintorescant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 6
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Guantes de limpiezacant. 12

Información

Cajas registradorascant. 3
Cajas de cambiocant. 3
Walkie-talkiescant. 10
Pulserascant. 500
Planoscant. 500
Portapapelescant. 8

Compras

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: solicita el permiso, fija la ubicación y reserva atracciones, catering, seguridad, aseos y suministro eléctrico antes de anunciar la fecha.
Dibuja el plano al menos 3 semanas antes y marca puestos, carpas, rutas de evacuación, primeros auxilios, aseos, cables y accesos para vehículos de emergencia.
Confirma a cada feriante y proveedor 7 días antes con horario de montaje, punto de descarga, potencia eléctrica necesaria y persona de contacto. No des por hecho que llevarán alargadores, regletas o iluminación.
Calcula la vajilla y las bebidas por asistencia prevista, y revisa la lista de compra 3 días antes. Comprueba también terminales de pago, neveras, máquinas de café y bandejas para mantener la comida caliente.
Asigna voluntarios por turnos de 3 a 4 horas y haz una revisión completa 2 horas antes de abrir: sonido, micrófonos, luces, puestos, residuos, aseos, señalización y puesto de primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, las atracciones, el catering, la seguridad, los aseos y el suministro eléctrico suelen necesitar más margen que las compras finales.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria?: Deja listas las compras, la vajilla, las bebidas, las cajas y los terminales de pago. Confirma también horarios con proveedores y feriantes, asigna voluntarios y verifica que el plano, las rutas de evacuación y el plan de tráfico estén disponibles.
¿Cuándo hay que confirmar a los feriantes y proveedores?: Confírmalos 7 días antes y vuelve a enviar los datos de montaje 24 horas antes. Incluye ubicación del puesto, hora de llegada, acceso para descarga, necesidades eléctricas y un teléfono de contacto.
¿Qué se revisa antes de abrir una feria?: Haz una revisión final 2 horas antes de la apertura. Comprueba seguridad, seguro, rutas de evacuación, primeros auxilios, aseos, residuos, sonido, iluminación, electricidad, puestos, comida y medios de pago.

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