Checklist pour organiser une fête de la moisson

Une fête de la moisson réunit un temps liturgique, des chants, des témoignages et un repas partagé : chaque élément doit être coordonné. Commencez par fixer la date, le lieu et le déroulement, puis avancez vers les invitations, le catering et le matériel. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, la garde des enfants et l’accueil sur place. Cette checklist vous aide à suivre les 67 tâches et à rassembler les 60 fournitures du plan, dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir la liturgie et le thème
3 personnes
Réserver le célébrant et les musiciens
2 personnes
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recenser la garde d'enfants
Choisir le repas et la formule de catering
3 personnes
Faire la réservation des tables et des chaises
Faire une réservation de matériel sonore
Sélectionner la musique et les chants
3 personnes
Préparer le sermon et les prières
2 personnes
Préparer le moment pour les enfants
2 personnes
Coordonner les témoignages et les contributions
3 personnes
Mettre en page les livrets du programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Créer la liste des participants et les badges
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer la soupe et le repas chaud
4 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Portionner le dessert
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Aménager la table liturgique
2 personnes
Installer la décoration de récolte
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les présentations
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer le service de fête des moissons
4 personnes
Accompagner les enfants
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir l'apéritif et les amuse-bouches
4 personnes
Servir le repas
6 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
4 personnes
Servir le dessert et le café
4 personnes
Animer une rencontre informelle
3 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les matériaux restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Crochets pour vestiaireqté 20

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Bol à soupeqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 110
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Nappesqté 12
Serviettesqté 140
Photophores en verreqté 20
Bougies LEDqté 30
Chemins de table en juteqté 12
Caisses en boisqté 8
Tableau à craieqté 2
Vases à fleursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Bains-marieqté 6
Soupièresqté 3
Corbeilles à painqté 8
Poubellesqté 6
Pains de glaceqté 12
Courses

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 3
Épongesqté 8
Chiffons de nettoyageqté 12
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 2

Conseils

Fixez la date, le lieu et le fil liturgique au moins 8 à 10 semaines avant la fête. Réservez dès cette étape le célébrant, les musiciens et le matériel sonore.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement et arrêtez les inscriptions environ 10 jours avant. Utilisez ce délai pour compter les participants, préparer les badges et repérer les besoins alimentaires.
Confirmez le nombre de tables, de chaises et de places au repas une semaine avant. Ajoutez une zone clairement identifiée pour les repas spéciaux afin d’éviter les erreurs au moment du service.
Préparez les livrets, les chants, les prières et les témoignages au plus tard 7 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les participants ne viennent pas toujours avec le leur.
La veille, mettez les boissons au frais et récupérez les produits frais. Le jour même, lavez les fruits et légumes, vérifiez les rallonges, les machines à café, les bouilloires et les glacières avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de la moisson ?: Prévoyez idéalement 8 à 10 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, le célébrant et les musiciens, puis de gérer les invitations, le repas et le matériel sans précipitation.
Quand envoyer les invitations pour une fête de la moisson ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de connaître le nombre de repas, les besoins alimentaires et la garde d’enfants.
Combien de temps avant préparer le repas ?: Faites les courses non périssables quelques jours avant et récupérez les produits frais la veille. Mettez les boissons au frais la veille également, puis lavez les fruits et légumes le jour de la fête.
Que faut-il prévoir pour la célébration et le repas ?: Prévoyez le déroulement liturgique, les chants, les prières, les témoignages et un moment pour les enfants. Pour le repas, comptez les tables, les chaises, la vaisselle, les carafes, les thermos, les plateaux de service et le matériel de cuisine avant de finaliser l’installation.

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