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Erntedankgottesdienst organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntedankgottesdienst verbindet Gottesdienst, Musik und gemeinsames Essen. Damit am Veranstaltungstag nicht gleichzeitig Programmhefte fehlen, Getränke warm sind und Ernährungswünsche ungeklärt bleiben, legst du die wichtigsten Entscheidungen früh fest. Plane zuerst Datum, Ort, Liturgie und Mitwirkende, danach Einladungen, Raum und Verpflegung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Rückmeldungen, frische Lebensmittel, Technik und die genaue Vorbereitung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Liturgie und Thema festlegen

    3 Personen

  • Pastor und Musiker festlegen

    2 Personen

  • Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Kinderbetreuung erfassen

  • Mahlzeit und Cateringform wählen

    3 Personen

  • Reservierung für Tische und Stühle anlegen

  • Lichtanlage reservieren

  • Musik und Lieder auswählen

    3 Personen

  • Predigt und Gebete vorbereiten

    2 Personen

  • Kinderprogramm vorbereiten

    2 Personen

  • Zeugnisse und Beiträge abstimmen

    3 Personen

  • Programmhefte gestalten

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Besucherliste und Badges erstellen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Suppe und warme Mahlzeit zubereiten

    4 Personen

  • Salate und Brot vorbereiten

    3 Personen

  • Dessert portionieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Liturgietisch einrichten

    2 Personen

  • Erntedeko aufstellen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musik und Präsentationen testen

    2 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Erntedankgottesdienst leiten

    4 Personen

  • Kinder begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Aperitif und Häppchen servieren

    4 Personen

  • Mahlzeit servieren

    6 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Abfall wegräumen

    4 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    4 Personen

  • Informelles Treffen leiten

    3 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restmaterialien verstauen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 110
  • UmkleidehakenAnz. 20

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • SuppenschalenAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 140
  • WeingläserAnz. 110
  • MesserAnz. 130
  • GabelnAnz. 130
  • LöffelAnz. 130
  • ServierlöffelAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 20
  • KaraffenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • PfannenAnz. 6
  • AuflaufformenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KüchenzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • ServiettenAnz. 140
  • Gläserne WindlichterAnz. 20
  • StumpenkerzenAnz. 30
  • Jute-TischläuferAnz. 12
  • HolzkistenAnz. 8
  • KreidetafelAnz. 2
  • BlumenvasenAnz. 10

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • StehlampenAnz. 4

Catering

  • WasserspenderAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • SuppenterrinenAnz. 3
  • BrotkörbeAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 12
  • Einkäufe

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 8
  • PutzlappenAnz. 12
  • BodenwischerAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Besen und HandfegerAnz. 2

Tipps

  • Lege Liturgie, Thema, Predigt, Gebete und Lieder spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Gottesdienst fest. Pastor, Musiker und Personen mit persönlichen Beiträgen brauchen anschließend einen gemeinsamen Ablaufplan.
  • Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Kinderbetreuung in einer Liste und schließe die Abfrage etwa 7 Tage vorher. Kennzeichne Diätmahlzeiten sichtbar, damit sie bei der Ausgabe nicht vertauscht werden.
  • Plane die Raumaufteilung nicht nur für Tische und Stühle, sondern auch für Musik, Kinderprogramm, Gottesdienstmaterial und den Wechsel zum gemeinsamen Essen. Eine feste Sitzordnung oder Besucherliste mit Namensschildern spart am Einlass Zeit.
  • Prüfe Technik und Stromanschlüsse mindestens 3 Tage vorher. Lichtanlage, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlboxen und Verlängerungskabel sollten vor dem Aufbau zusammen kontrolliert werden, statt erst während des Gottesdienstes.
  • Kaufe haltbare Waren früh und hole frische Produkte am Vortag oder am Veranstaltungstag ab. Getränke kommen rechtzeitig in die Kühlung; Gemüse und Obst wäschst du erst nach der letzten Mengenprüfung und kurz vor der Zubereitung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Erntedankgottesdienst planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Thema, Liturgie und den wichtigsten Mitwirkenden. Einladungen sollten danach spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Anmeldung zum Erntedankgottesdienst geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung ungefähr 7 Tage vor dem Gottesdienst, damit du Mahlzeiten, Sitzplätze und Kinderbetreuung verlässlich planen kannst. Änderungen am Veranstaltungstag solltest du separat notieren.
Wie viele Getränke braucht man beim Erntedankgottesdienst?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und plane zusätzlich Wasser für Kinder und Helfer ein. Die genaue Menge hängt davon ab, ob anschließend eine Mahlzeit und Kaffee angeboten werden.
Was muss am Tag vor dem Erntedankgottesdienst vorbereitet werden?
Bereite Raumplan, Besucherliste, Namensschilder und Programmhefte vor und stelle haltbare Lebensmittel sowie Geschirr bereit. Frische Produkte und gekühlte Getränke kontrollierst du am Vortag oder am Morgen des Gottesdienstes.

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