Oogstdankdienst organiseren: checklist en planning
Een oogstdankdienst vraagt om twee planningen die samenkomen: de viering en de maaltijd erna. Leg eerst datum, locatie, thema, voorganger en musici vast; werk daarna de uitnodigingen, aanmeldingen en catering uit. Houd rekening met dieetwensen, kinderopvang en bijdragen van gemeenteleden. In de laatste week draait het om programmaboekjes, geluidsapparatuur, zaalindeling en het controleren van servies, keukenmateriaal en dranken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Liturgie en thema vaststellen
3 personen
Voorganger en musici vastleggen
2 personen
Zaalindeling bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Kinderopvang inventariseren
Maaltijd en cateringsvorm kiezen
3 personen
Reservering tafels en stoelen maken
Reservering geluidsapparatuur maken
Muziek en liederen selecteren
3 personen
Preek en gebeden voorbereiden
2 personen
Kindermoment voorbereiden
2 personen
Getuigenissen en bijdragen afstemmen
3 personen
Programmaboekjes opmaken
Programmaboekjes printen
2 personen
Bezoekerslijst en badges maken
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Soep en warme maaltijd bereiden
4 personen
Salades en brood voorbereiden
3 personen
Dessert portioneren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Tafels dekken
4 personen
Liturgietafel inrichten
2 personen
Oogstdecoratie plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en presentaties testen
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Oogstdankdienst begeleiden
4 personen
Kinderen begeleiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Aperitief en hapjes serveren
4 personen
Maaltijd uitserveren
6 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval afruimen
4 personen
Dessert en koffie serveren
4 personen
Informele ontmoeting begeleiden
3 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restmaterialen opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 110
- Kleedruimtehaakjesaantal 20
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Soepkommenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 110
- Messenaantal 130
- Vorkenaantal 130
- Lepelsaantal 130
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerschalenaantal 20
- Karaffenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Pannenaantal 6
- Ovenschalenaantal 8
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerbladenaantal 8
- Keukentangenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Servettenaantal 140
- Glazen windlichtenaantal 20
- Ledkaarsenaantal 30
- Jute tafellopersaantal 12
- Houten kratjesaantal 8
- Krijtbordaantal 2
- Bloemenvazenaantal 10
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Waterdispensersaantal 2
- Chafing dishesaantal 6
- Soepterrinesaantal 3
- Broodmandenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 3
- Sponzenaantal 8
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Vloermoppenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezem en stofferaantal 2
Tips
- Plan de inhoud van de dienst minstens 4 weken vooraf. Leg liederen, preek, gebeden, het kindermoment en getuigenissen vast, zodat programmaboekjes en bijdragen niet op het laatste moment veranderen.
- Verzamel aanmeldingen en dieetwensen met één duidelijke sluitingsdatum, bij voorkeur 7 dagen voor de dienst. Gebruik die lijst ook om dieetmaaltijden te labelen en kinderopvang te inventariseren.
- Controleer de zaalindeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Tel tafels, stoelen, kleedruimtehaakjes en looppaden na en stem de opstelling af op de geluidsapparatuur en het kindermoment.
- Maak voor de maaltijd een aparte materiaalcontrole: diner- en dessertborden, soepkommen, kopjes, glazen, bestek, opscheplepels, serveerschalen en karaffen. Tel per aangemelde gast en reserveer enkele extra stuks voor breuk of vervuiling.
- Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf. Zet dranken tijdig koud en controleer vóór de start of koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en verlengsnoeren beschikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een oogstdankdienst organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, thema, voorganger en musici. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de dienst, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd verzamelt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding van een oogstdankdienst?
- Reken op 6 tot 8 weken voor de volledige voorbereiding. Reserveer in de laatste week tijd voor programmaboekjes, zaalindeling, boodschappen en een controle van keukenmateriaal en apparatuur.
- Wanneer moet ik de catering voor een oogstdankdienst regelen?
- Kies de maaltijd en cateringsvorm uiterlijk 4 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen ongeveer 7 dagen voor de dienst door aan de cateraar of degene die de maaltijd bereidt.
- Wat moet ik op de dag van een oogstdankdienst nog doen?
- Haal verse producten op, was groenten en fruit, zet dranken koud en label dieetmaaltijden. Controleer daarnaast vóór ontvangst van de gasten de stoelen, programmaboekjes, geluidsapparatuur, servies en koffie- en waterpunten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!