Checklist para organizar un servicio de acción de gracias por la cosecha

Organiza el servicio por fases: primero confirma la fecha, el lugar y la liturgia; después coordina a las personas, las inscripciones y la comida. Reserva con tiempo las mesas, sillas y el equipo de sonido, y deja por escrito quién se encarga de cada parte. La semana anterior se cierran los programas, las preferencias dietéticas y la lista de visitantes. En los últimos días solo deberían quedar las compras frescas, las bebidas y la preparación del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer la liturgia y el tema
3 personas
Contratar al celebrante y a los músicos
2 personas
Definir la distribución de la sala
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Inventariar el cuidado infantil
Elegir la comida y el formato de catering
3 personas
Hacer la reserva de mesas y sillas
Hacer la reserva del equipo de sonido
Seleccionar música y canciones
3 personas
Preparar el sermón y las oraciones
2 personas
Preparar el momento infantil
2 personas
Coordinar testimonios y aportaciones
3 personas
Maquetar los programas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Preparar la lista de visitantes y credenciales
2 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar sopa y comida caliente
4 personas
Preparar ensaladas y pan
3 personas
Porcionar el postre
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Poner la mesa
4 personas
Montar la mesa litúrgica
2 personas
Colocar la decoración de la cosecha
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las presentaciones
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Dirigir el servicio de acción de gracias de la cosecha
4 personas
Acompañar a los niños
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Servir el aperitivo y los bocados
4 personas
Servir la comida
6 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar la vajilla y los residuos
4 personas
Servir el postre y el café
4 personas
Coordinar el encuentro informal
3 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el material sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Ganchos para vestuariocant. 20

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazones para sopacant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 110
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Sartenescant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección

Decoración

Mantelescant. 12
Servilletascant. 140
Faroles de vidriocant. 20
Velas LEDcant. 30
Manteles de yutecant. 12
Cajones de maderacant. 8
Pizarracant. 2
Jarrones para florescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de piecant. 4

Catering

Dispensadores de aguacant. 2
Chafing dishescant. 6
Tureens de sopacant. 3
Cestas de pancant. 8
Papeleracant. 6
Acumuladores de fríocant. 12
Compras

Limpieza

Palangana para lavarcant. 3
Esponjascant. 8
Paños de limpiezacant. 12
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escoba y recogedorcant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, el tema y la liturgia antes de enviar las invitaciones. Si participan un celebrante y músicos, confirma su disponibilidad en esa misma fase para no tener que cambiar el programa después.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes del servicio. Pide en el mismo formulario las preferencias dietéticas y si alguien necesita cuidado infantil.
Reserva mesas, sillas y equipo de sonido como mínimo 2 semanas antes. Comprueba también dónde estarán los cables alargadores, las máquinas de café y las neveras portátiles para evitar recorridos largos durante el servicio.
Prepara el programa, el sermón, las oraciones, las canciones y el momento infantil durante la semana anterior. Imprime los folletos 3 o 4 días antes y prepara una lista de visitantes y credenciales para recibir a las personas sin improvisar.
Haz la compra principal 2 o 3 días antes y recoge los productos frescos el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo, lava frutas y verduras y etiqueta por separado las comidas especiales antes de montar las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un servicio de acción de gracias por la cosecha?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, celebrante, músicos y formato de comida. Deja las inscripciones cerradas 7 días antes y reserva el mobiliario y el sonido al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo enviar las invitaciones para el servicio?: Envíalas unas 3 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta 7 días antes. Así tendrás tiempo para revisar las preferencias dietéticas, el cuidado infantil y la lista de visitantes.
¿Cuándo preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra de productos no perecederos 2 o 3 días antes y recoge los productos frescos el día anterior. Enfría las bebidas varias horas antes y lava frutas y verduras antes de comenzar el montaje.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al servicio?: Comprueba la distribución de la sala, las mesas, las sillas, el sonido y los folletos del programa. También revisa las comidas especiales, prepara las credenciales y deja listas las bebidas, el café y el té.

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