Organiser une fête de fin d’examen sans rien oublier

Une fête de fin d’examen se prépare surtout dans le bon ordre. Commence par confirmer la date et le lieu, puis collecte les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver la brasserie, les boissons et le catering. Les derniers jours servent à contrôler les livraisons, les stocks, la météo et l’aménagement de la salle. Le jour même, garde du temps pour installer le buffet, rafraîchir les boissons et préparer les amuse-bouches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la brasserie et les boissons
Vérifier la liste des courses
Commander le catering
Confirmer les délais de livraison
Vérifier les prévisions météo
Faire l’aménagement de la salle
Faire les courses
2 personnes
Réceptionner les boissons et les courses
2 personnes
Vérifier les stocks et les dates de péremption
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les décorations
2 personnes
Composer la playlist musicale
Préparer les coordonnées des fournisseurs
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Vérifier les articles de toilette

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Fermer et compter les boissons
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
Balayer et laver le sol
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verres à bièreqté 80
Verres à vinqté 50
Verres à long drinkqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Glacière pour tabouret de bar
Machine à café
Bouilloireqté 2
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonqté 2
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant la fête. Tu éviteras de commander trop tard un repas adapté ou de modifier le nombre de portions au dernier moment.
Réserve le catering et les boissons dès que le nombre de participants est suffisamment stable, idéalement 2 à 3 semaines avant. Confirme ensuite les horaires de livraison 3 à 5 jours avant l’événement.
Prévois le refroidissement des boissons à l’avance : remplis les glacières et mets les bouteilles au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Vérifie aussi que les verres à bière, à vin et à long drink sont disponibles en nombre suffisant.
Ne laisse pas l’installation de la salle au dernier moment. Compte environ 2 heures pour placer les tables, les chaises, le buffet, les nappes, les guirlandes et la sonorisation, puis garde 30 minutes pour les vérifications.
Prépare les coordonnées des fournisseurs, les rallonges et les multiprises dans un même endroit. Ce sont des éléments souvent oubliés lorsqu’il faut réceptionner une livraison, raccorder l’enceinte ou installer la machine à café.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de fin d’examen ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de confirmer les quantités de repas, les boissons et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour une fête de fin d’examen ?: Prévois environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 verres par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau et des boissons sans alcool, surtout si la fête dure plusieurs heures ou si la météo est chaude.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévois environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, les décorations et la sonorisation. Ajoute 30 minutes pour refroidir les boissons, disposer les amuse-bouches et vérifier le matériel électrique.
Quand vérifier la météo pour une fête de fin d’examen ?: Fais une première vérification 3 jours avant, puis une dernière le matin même. Si une partie de la fête dépend de l’extérieur, prépare une solution de repli avant cette dernière vérification.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.