LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Abschlussumtrunk organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschlussumtrunk wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als nur Getränke und Häppchen. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Reservierungen, Catering, Lieferzeiten und die Raumplanung. Am Veranstaltungstag zählen vor allem kalte Getränke, ein aufgebautes Buffet, funktionierende Musiktechnik und ausreichend Gläser, Teller und Sitzplätze.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Brauerei und Getränke reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Catering bestellen

  • Lieferzeiten bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Raumaufteilung erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke und Einkäufe annehmen

    2 Personen

  • Bestände und Haltbarkeit überprüfen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Dekoration bereitlegen

    2 Personen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Kontaktdaten der Lieferanten bereitlegen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Buffetische aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Abfallstationen einrichten

  • Toilettenartikel kontrollieren

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Getränke abschließen und zählen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar und Buffet reinigen

    2 Personen

  • Boden fegen und wischen

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3

Geschirr

  • BiergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 50
  • LongdrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierbretterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • Barkühler
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • GirlandenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Lieferzeiten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Abschlussumtrunk erneut. So weißt du, wann Brauerei, Getränke und Catering eintreffen und wer die Lieferung annimmt.
  • Plane die Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Kühlboxen und Barkühler bereit, prüfe die Bestände nach der Lieferung und stelle die Getränke rechtzeitig kalt.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Zahl an das Catering weiter. Markiere besondere Häppchen am Buffet, damit Gäste nicht nachfragen müssen.
  • Prüfe den Raum am Vortag mit der geplanten Aufteilung: Tische, Stühle, Barhocker und Buffetische müssen stehen, bevor Dekoration und Technik aufgebaut werden.
  • Lege am Veranstaltungstag Flaschenöffner, Korkenzieher, Servierzangen und Verlängerungskabel an festen Stellen bereit. Diese Kleinigkeiten werden sonst meist erst vermisst, wenn die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Abschlussumtrunk organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Reservierungen für Getränke und Catering sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Abschlussumtrunk?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich alkoholfreie Getränke und Wasser ein, damit nicht alle auf Bier oder Wein angewiesen sind.
Wann sollte das Catering für den Abschlussumtrunk bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher, bei vielen Gästen oder besonderen Ernährungswünschen besser 3 Wochen vorher. Die endgültige Gästezahl solltest du 3 bis 5 Tage vor dem Termin melden.
Was muss am Tag des Abschlussumtrunks zuerst erledigt werden?
Kontrolliere zuerst Raum, Lieferungen und Bestände. Danach stellst du Tische und Buffetische auf, kühlst die Getränke, schließt die Musikanlage an und richtest die Häppchen kurz vor Beginn an.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!