Fête de bienvenue : la checklist pour ne rien oublier

Une fête de bienvenue réussie commence plusieurs semaines avant l’arrivée des invités. Cette checklist regroupe les étapes à suivre, des premières confirmations jusqu’aux derniers tests sur place. Elle couvre notamment les inscriptions, les besoins alimentaires, l’aménagement de la salle, les badges nominatifs et le mot d’accueil. Suis l’ordre proposé pour éviter les relances tardives, le matériel manquant et les boissons encore tièdes au début de la fête.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Relancer les inscriptions par téléphone
Établir la liste définitive des invités
Réserver le lieu
Réserver des tables supplémentaires
Organiser les clés d’accès
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer le mot de bienvenue
Sélectionner les activités
2 personnes
Créer la playlist musicale
Composer le menu
2 personnes
Gérer les allergies
Établir la liste de courses
2 personnes
Acheter les matériaux non alimentaires
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux de bienvenue
Imprimer le plan de salle
Tester le matériel de musique
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Garnir les sandwiches
4 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de bienvenue
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Installer les points lumineux
2 personnes
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
Installer les postes d’activités
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les invités vers le vestiaire
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Encadrer les activités
5 personnes
Gérer la musique
Animer le coin photo
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel audio
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 6
Tabourets de barqté 12
Porte-manteauxqté 3
Portantsqté 2
Nappesqté 10
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 100
Assiettes creusesqté 30
Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Tassesqté 50
Couvertsqté 100
Assiettes de serviceqté 12
Saladiers de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Louchesqté 8

Décoration

Bannière de bienvenueqté 2
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 3
Ciseauxqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Émetteur Bluetooth

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Sacs isothermesqté 4
Pinces de cuisineqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Confirme la date et le lieu au moins 4 semaines à l’avance, puis envoie les invitations sans attendre. Prévois une relance téléphonique environ 7 jours avant la fête pour les personnes qui n’ont pas répondu.
Arrête la liste définitive des invités 5 à 7 jours avant l’événement. À ce moment-là, vérifie aussi les allergies, les régimes alimentaires et le nombre de tables et de chaises nécessaires.
Ne réserve pas seulement les tables principales : prévois aussi les tables supplémentaires, les tables hautes, les portants et les porte-manteaux. Organise les clés d’accès au plus tard la veille pour que l’installation puisse commencer à l’heure.
Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et vérifie que les verres, carafes, assiettes de service et couverts sont disponibles en quantité suffisante. Les poubelles et les sacs sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables dès le début du repas.
Teste le matériel musical et l’éclairage la veille, puis prépare les badges nominatifs, les panneaux de bienvenue et le plan de salle avant le jour J. Garde du ruban adhésif, une corde et des ciseaux sur place pour les derniers ajustements de décoration.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de bienvenue ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la fête. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant, puis relance les personnes manquantes 7 jours avant l’événement.
Quand établir la liste définitive des invités ?: Établis-la 5 à 7 jours avant la fête, après avoir traité les inscriptions et les relances. Utilise ce nombre pour ajuster le menu, les assiettes, les verres, les chaises et le plan de salle.
Quand préparer les boissons et le matériel de la fête ?: Prépare les badges, les panneaux, le plan de salle et la décoration la veille. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil et teste la musique ainsi que l’éclairage au plus tard la veille au soir.
Combien de temps prévoir pour installer une fête de bienvenue ?: Prévois au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, la décoration, les panneaux et le matériel technique. Ajoute 30 minutes pour une vérification finale avant l’arrivée des invités.

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