LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Willkommensfeier organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Willkommensfeier entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles ruhig läuft. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke dann die Einladungen und halte Zusagen, Allergien und Ernährungswünsche fest. Danach planst du Menü, Programm und Ausstattung passend zur endgültigen Gästezahl. In den letzten Tagen fehlen häufig Namensschilder, gekühlte Getränke, Zugangsschlüssel oder ein Test der Musik- und Beleuchtungstechnik. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen nachfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Location reservieren

  • Zusätzliche Tische reservieren

  • Zugangsschlüssel organisieren

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Begrüßungswort vorbereiten

  • Aktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Allergien erfassen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Nicht-Lebensmittel-Materialien einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Willkommensschilder drucken

  • Lageplan drucken

  • Musikanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Brötchen belegen

    4 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Willkommensschilder aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Lichtpunkte platzieren

    2 Personen

  • Check-in-Tisch vorbereiten

    2 Personen

  • Aktivitätsstationen einrichten

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Gäste zur Garderobe weisen

    2 Personen

  • Begrüßungswort halten

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Aktivitäten begleiten

    5 Personen

  • Musik bedienen

  • Fotoecke betreuen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Buffet reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Böden fegen und wischen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher lagern

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 90
  • StehtischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 10
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • TellerAnz. 100
  • Tiefe TellerAnz. 30
  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertellerAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • WillkommensbannerAnz. 2
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpenAnz. 3
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • KlebebandAnz. 8
  • SeilAnz. 3
  • ScherenAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • Bluetooth-Sender

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühltaschenAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • NachtlampenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Rückmeldefrist mindestens 10 bis 14 Tage vor der Willkommensfeier fest. Frage nicht nur nach der Teilnahme, sondern auch nach Allergien und Ernährungswünschen, damit das Menü rechtzeitig angepasst werden kann.
  • Plane Tische und Sitzplätze erst nach der endgültigen Gästeliste. Rechne zusätzlich mit mindestens einem Stehtisch und prüfe, ob für Garderobe, Abfallbehälter und einen freien Durchgang genug Platz bleibt.
  • Bereite Begrüßungswort, Programm und Aktivitäten spätestens 7 Tage vorher vor. Eine kurze Ablaufübersicht hilft besonders dann, wenn mehrere Personen bei der Begrüßung oder Moderation mithelfen.
  • Drucke Namensschilder, Willkommensschilder und den Lageplan nicht erst am Veranstaltungstag. Lege sie zusammen mit Klebeband, Scheren und Seil bereit, damit die Beschilderung vor dem Eintreffen der Gäste angebracht werden kann.
  • Kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn und teste Musikanlage sowie Beleuchtung spätestens am Vortag. Prüfe außerdem, ob Zugangsschlüssel, Geschirr, Serviergeschirr und Abfallbehälter tatsächlich vor Ort sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich zu einer Willkommensfeier einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor der Feier, damit du Menü, Getränke, Tische und Stühle nach der endgültigen Gästezahl planen kannst.
Wann muss die endgültige Gästeliste für die Willkommensfeier feststehen?
Erstelle die endgültige Gästeliste spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Fasse fehlenden Zusagen innerhalb von 2 bis 3 Tagen nach Ablauf der Rückmeldefrist nach und übertrage Allergien sowie Ernährungswünsche direkt in deine Einkaufsplanung.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Willkommensfeier?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Kaufe zusätzlich Wasser und berücksichtige bei der Menge die Dauer der Feier sowie die Zahl der Kinder und Autofahrer.
Was sollte ich am Tag vor der Willkommensfeier erledigen?
Bereite Dekoration, Namensschilder, Beschilderung und Tischaufteilung vor, kühle die Getränke und teste Musik sowie Beleuchtung. Kontrolliere außerdem am Vortag Zugangsschlüssel, Geschirr, Servierbesteck und die komplette Einkaufsliste.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!