Welkomstfeest organiseren: een praktische checklist
Een welkomstfeest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en gasten, daarna programma, eten, drinken en aankleding. Verzamel dieetwensen zodra de uitnodigingen uit zijn en maak pas daarna de definitieve gastenlijst. Controleer vooraf ook praktische zaken zoals toegangssleutels, extra tafels, verlichting en muziekapparatuur. Op deze pagina staat het volledige plan met 79 taken en 55 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen nabellen
Definitieve gastenlijst maken
Locatie reserveren
Extra tafels reserveren
Toegangssleutels regelen
Programma opstellen
2 personen
Welkomstwoord voorbereiden
Activiteiten selecteren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Menu samenstellen
2 personen
Allergieën verwerken
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Non-food materialen inkopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Welkomstborden printen
Plattegrond printen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes beleggen
4 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomstborden plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Lichtpunten plaatsen
2 personen
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
Activiteitenstations inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Event
Gasten verwelkomen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Gasten naar garderobe wijzen
2 personen
Welkomstwoord houden
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Activiteiten begeleiden
5 personen
Muziek bedienen
Fotohoek begeleiden
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Buffet schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Vloeren vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten veilig opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 90
- Statafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 12
- Kapstokkenaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 10
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 100
- Diepe bordenaantal 30
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Mokkenaantal 50
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbordenaantal 12
- Serveerkommenaantal 10
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkanenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
Decoratie
- Welkomstbanneraantal 2
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompenaantal 3
- Slingersaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
- Naamkaartjesaantal 100
- Fotowand
- Fotopropsaantal 20
- Plakbandaantal 8
- Touwaantal 3
- Scharenaantal 6
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Microfoonstandaard
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 4
- Bluetoothzender
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudschalenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Koeltassenaantal 4
- Keukentangenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Nachtlampenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en afmeldingen te verzamelen. Bel ontbrekende aanmeldingen na voordat je hoeveelheden voor eten, drinken, stoelen en naamkaartjes definitief maakt.
- Plan een apart controlemoment voor de locatie. Regel toegangssleutels, extra tafels, kapstokken, afvalbakken en de indeling uiterlijk enkele dagen vooraf; op de feestdag zelf blijft dan alleen het klaarzetten over.
- Maak het programma concreet met een welkomstwoord, activiteiten en muziek. Zet de afspeellijst klaar en test muziek en verlichting vóór de gasten binnenkomen, niet tijdens het ontvangst.
- Werk het menu pas uit nadat allergieën en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer vervolgens of je naast borden en bestek ook diepe borden, glazen, koffiekopjes, serveerschalen en schenkkanen nodig hebt.
- Print naamkaartjes, welkomstborden en een plattegrond vooraf. Leg plakband, touw en scharen bij de decoratie; juist deze kleine materialen ontbreken vaak wanneer de aankleding al klaarstaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een welkomstfeest organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan de definitieve gastenlijst, boodschappen en materialen uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het feest.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een welkomstfeest verzamelen?
- Vraag dieetwensen meteen mee met de uitnodiging en verwerk ze zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn. Controleer de lijst opnieuw 5 tot 7 dagen vooraf, voordat je het menu en de boodschappen vastlegt.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een welkomstfeest?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel extra water en alcoholvrije opties mee, zodat niet iedereen hetzelfde hoeft te drinken.
- Wanneer moet ik de locatie en muziekapparatuur controleren?
- Controleer de locatie, toegang en tafels uiterlijk 3 dagen vooraf. Test muziek, verlichting en de aansluiting op de dag zelf minimaal 2 uur vóór de ontvangst.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!