Checklist para tu fiesta de bienvenida
Una fiesta de bienvenida necesita más coordinación de la que parece: primero cierras la fecha, el lugar y la lista de invitados; después ajustas comida, mobiliario y programa. Conviene pedir las preferencias dietéticas con la inscripción, no la víspera. También tendrás que comprobar las llaves de acceso, probar la música y preparar la señalización antes de que lleguen los invitados. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico para que sepas qué resolver primero y qué dejar listo al final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Llamar de seguimiento a las inscripciones
Hacer la lista definitiva de invitados
Reservar el lugar
Reservar mesas adicionales
Gestionar las llaves de acceso
Elaborar el programa
2 personas
Preparar el discurso de bienvenida
Seleccionar actividades
2 personas
Crear lista de reproducción
Elaborar el menú
2 personas
Gestionar las alergias
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Comprar materiales no alimentarios
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir carteles de bienvenida
Imprimir el plano
Probar el equipo de música
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bocadillos
4 personas
Lavar y cortar la fruta
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar carteles de bienvenida
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Colocar puntos de luz
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar estaciones de actividades
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Indicar a los invitados el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de bienvenida
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Coordinar actividades
5 personas
Controlar la música
Atender el rincón fotográfico
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños entre medias
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Barrer y fregar los suelos
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 6
- Taburetes de barcant. 12
- Percheroscant. 3
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 10
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platoscant. 100
- Platos hondoscant. 30
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Tazascant. 50
- Cubiertoscant. 100
- Platos de servircant. 12
- Cuencos de serviciocant. 10
- Bandejas de servircant. 8
- Jarrascant. 6
- Cucharonescant. 8
Decoración
- Banner de bienvenidacant. 2
- Globoscant. 150
- Bombas para globoscant. 3
- Guirnaldascant. 12
- Decoración de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Photowall
- Accesorios para fotoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 8
- Cuerdacant. 3
- Tijerascant. 6
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Transmisor Bluetooth
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas térmicascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bolsas isotérmicascant. 4
- Pinzas de cocinacant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas nocturnascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el acceso antes de enviar las invitaciones. Si el espacio necesita llaves, confirma quién las recoge y hazlo al menos 3 días antes.
- Pide las alergias y preferencias dietéticas junto con la inscripción. Haz una llamada de seguimiento a quienes no respondan 5 días antes y prepara la lista definitiva 2 días antes.
- Calcula el mobiliario a partir de la lista final: mesas, sillas, mesas altas, taburetes, percheros y papeleras. Deja un pasillo libre y comprueba que todo cabe antes del montaje.
- Prepara el discurso de bienvenida, el programa, las actividades y la lista de reproducción como un único guion. Prueba el equipo de música y la iluminación entre 24 y 48 horas antes.
- No dejes la decoración para el último momento: imprime las tarjetas de nombre, el cartel y el plano el día anterior. Infla los globos y monta el photowall con cinta, cuerda, tijeras y accesorios antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de bienvenida?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, reservas e invitaciones. Deja la compra, las tarjetas de nombre y las pruebas técnicas para los últimos 2 días.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones de una fiesta de bienvenida?
- Envíalas aproximadamente 3 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para llamar a quienes no hayan respondido y cerrar el menú.
- ¿Cuándo hacer la lista definitiva de invitados?
- Hazla 2 días antes, después de revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Guarda una copia para ajustar las mesas, las sillas, las tarjetas de nombre y las raciones.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior puedes imprimir carteles y plano, preparar las tarjetas de nombre, comprar los materiales, enfriar las bebidas y montar parte de la decoración. También conviene probar la música y la iluminación antes de que empiece el evento.
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