Checklist para organizar un festival infantil sin olvidos

Organizar un festival infantil requiere coordinar actividades, familias, monitores, comida y material en un mismo día. Empieza por fijar la fecha, reservar el recinto y confirmar los permisos; después abre las inscripciones y recoge alergias o preferencias dietéticas. Durante la última semana, comprueba el pronóstico, confirma las entregas y prepara un plano claro con actividades, buffet, vestuario y zonas de descanso. Esta checklist te ayuda a llegar al montaje con cada responsabilidad asignada.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Elegir actividades y juegos
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Hacer un plano del recinto
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
Distribuir las actividades
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Crear instrucciones para los monitores
2 personas
Preparar tarjeta de alérgenos
Crear la lista de precios y el menú
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Almacenar el stock en seco
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Clasificar los juegos
2 personas
Preparar el material para manualidades
3 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar el plan meteorológico
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Delimitar la zona de juego sin escenario
3 personas
Colocar los paneles de actividades
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colgar luces
3 personas
Montar las estaciones de juegos
6 personas
Montar mesas de manualidades
4 personas
Montar la mesa de pintacaras
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la mesa de información
2 personas
Preparar el botiquín de primeros auxilios
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Dar briefing a los acompañantes
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Explicar el programa
2 personas
Coordinar la actividad de manualidades
3 personas
Supervisar el pintacaras
3 personas
Coordinar juegos de cuerda y pelota
3 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
Acompañar el baile infantil
2 personas
Atender el puesto de agua y limonada
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet limpio y abastecido
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar el programa musical
2 personas
Encender la iluminación
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Reunir el material de juego
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de camerino
Biombo para vestuario

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 4

Decoración

Globoscant. 200
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Guirnaldas de papelcant. 10
Cartel de bienvenida
Carteles de actividadescant. 10
Carteles direccionalescant. 12

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores térmicoscant. 2
Megáfono de mano

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Jarras de aguacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 20

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
pelotas blandascant. 12
Cuerdas para saltarcant. 10
Aroscant. 10
Conoscant. 30
Testigos de relevocant. 8
Mesas de tejocant. 2
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Tiza para aceracant. 12
Tarjetas de búsqueda del tesorocant. 120
Tarjetas de selloscant. 120
Selloscant. 10
Premioscant. 120
Tela de paracaídas
Varitas de burbujascant. 12

Material de manualidades

Pinceles infantilescant. 40
Paletas de pinturacant. 20
Delantalescant. 30
Cajas para manualidadescant. 8
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Papel de colorescant. 500
Lienzoscant. 100
Tijeras infantilescant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Pegamento con purpurinacant. 20
Cuentascant. 2000
Hilo elásticocant. 10
Pegatinascant. 500
Bolsas de algodóncant. 100
Protección plástica para mesascant. 12

Pintar caras

Set de pintura facial con aguacant. 4
Pinceles de maquillajecant. 20
Esponjas de maquillajecant. 40

Material de maquillaje

Espejoscant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12
Linternascant. 4
Credencialescant. 40
Pulserascant. 150
Mantas térmicascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Paños de microfibracant. 20
Fregaderoscant. 3
Spray desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa al menos 4 semanas antes y asigna una duración concreta a cada juego, taller y pausa. Así podrás calcular cuántos monitores necesitas por franja y evitar esperas entre actividades.
Abre las inscripciones con 3 o 4 semanas de margen y fija una fecha límite. Guarda una lista de contactos actualizada e incluye alergias, preferencias dietéticas y el teléfono de la persona responsable de cada menor.
Prepara el plano del recinto 7 días antes: señala carpas, mesas, buffet, vestuario, aseos, entradas y carteles direccionales. Deja los cables alargadores y las regletas fuera de las zonas de paso.
Compra los productos secos con varios días de antelación, pero adquiere los refrigerados 1 o 2 días antes. Refrigera los perecederos al recibirlos y coloca una tarjeta de alérgenos junto al menú.
Entrega a cada monitor sus instrucciones antes de abrir el festival y reserva al menos 30 minutos para la reunión del equipo. Comprueba también el altavoz, el micrófono, el megáfono y la lista de reproducción antes de que lleguen las familias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar un recinto, tramitar permisos y abrir inscripciones. Deja cerrados el programa y los proveedores 4 semanas antes, y reserva la última semana para confirmar asistentes, material y voluntarios.
¿Cuántos monitores hacen falta para un festival infantil?: Depende de la edad y del tipo de actividad, pero asigna como mínimo 1 monitor por cada 10-12 niños en juegos dirigidos. Añade una persona responsable de coordinación, primeros auxilios o incidencias y apoyo para el buffet.
¿Cuánta comida y bebida calcular para un festival infantil?: Para una actividad de 3 a 4 horas, calcula una ración principal y una merienda por niño, además de 0,75-1 litro de agua por persona. Prepara un 10 % adicional para imprevistos y separa claramente las opciones con alérgenos.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un festival infantil?: Consulta el pronóstico 7 días antes para decidir la distribución de las carpas y vuelve a revisarlo 48 y 24 horas antes. Ten preparado un recorrido alternativo para lluvia o viento y confirma quién puede mover mesas, sillas y equipos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.