Kinderfestival organiseren: een checklist die werkt
Een kinderfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen spellen en versiering. Leg eerst datum, programma en locatie vast; daarna volgen vergunningen, aanmeldingen, vrijwilligers en materiaal. Met 77 taken en 90 benodigdheden houd je ook de kleine zaken bij: allergenen, pijlborden, koelboxen en instructies voor begeleiders. Gebruik deze checklist in volgorde, zodat leveringen, boodschappen en de terreinindeling niet pas op de festivaldag geregeld hoeven te worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Activiteiten en spellen kiezen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Weersvoorspelling controleren
Leveringen bevestigen
Activiteiten indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Instructies voor begeleiders maken
2 personen
Allergenenkaart maken
Prijslijst en menukaart maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad droog opslaan
2 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Bederfelijke producten koelen
2 personen
Spellen sorteren
2 personen
Knuts 기materiaal klaarzetten
3 personen
Muziek afspeellijst maken
Weerplan controleren
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumvrije speelzone afzetten
3 personen
Activiteitenborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Lichtjes ophangen
3 personen
Spelstations inrichten
6 personen
Knutseltafels inrichten
4 personen
Schminktafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Informatietafel klaarzetten
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Briefing begeleiders geven
3 personen
Event
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitleggen
2 personen
Knutselactiviteit begeleiden
3 personen
Schminken begeleiden
3 personen
Springtouw- en balspellen begeleiden
3 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Kinderdans begeleiden
2 personen
Water- en limonadestation bemannen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Restanten veilig koelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen
Foto's met toestemming delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 4
- Buffettafelsaantal 4
- Kleedkamertafel
- Kleedkamerscherm
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 150
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 200
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Papieren slingersaantal 10
- Welkomstbord
- Activiteitenbordenaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
Apparatuur
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermosdispensersaantal 2
- Handmegafoon
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Waterkannenaantal 8
- Opslagboxenaantal 12
- Koelelementenaantal 20
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 6
- zachte ballenaantal 12
- Springtouwenaantal 10
- Hoepelsaantal 10
- Pionnenaantal 30
- Estafettestokkenaantal 8
- Sjoelbakkenaantal 2
- Blikwerpsetaantal 2
- Stoepkrijtaantal 12
- Speurtochtkaartenaantal 120
- Stempelkaartenaantal 120
- Stempelsaantal 10
- Prijzenaantal 120
- Parachutedoek
- Bellenblaasstokkenaantal 12
Knutselmateriaal
- Kinderkwastenaantal 40
- Verfpalettenaantal 20
- Schortenaantal 30
- Knutselbakkenaantal 8
- Kleurpotlodenaantal 12
- Viltstiftenaantal 12
- Kleurpapieraantal 500
- Schilderdoekenaantal 100
- Kinderschaarsetsaantal 20
- Lijmstiftenaantal 30
- Glitterlijmaantal 20
- Kralenaantal 2000
- Elastiekdraadaantal 10
- Stickersaantal 500
- Katoenen tasjesaantal 100
- Plastic tafelbeschermingaantal 12
Schminken
- Waterschminksetaantal 4
- Schminkpenselenaantal 20
- Schminksponsjesaantal 40
Schminkmateriaal
- Spiegelsaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Afzetlintaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 12
- Zaklampenaantal 4
- Naambadgesaantal 40
- Polsbandjesaantal 150
- Reddingsdekensaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handwasdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afwasbakkenaantal 3
- Desinfectiesprayaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de plattegrond zodra de locatie vastligt. Teken partytenten, activiteiten, buffettafels, zitplaatsen en pijlborden in; zo zie je vóór de opbouw of stroompunten en looproutes kloppen.
- Open de aanmeldingen pas nadat programma en activiteiten zijn gekozen. Vraag direct naar dieetwensen en allergieën, zodat je de allergenenkaart en menukaart niet in de laatste week hoeft te maken.
- Plan vrijwilligers per activiteit én per tijdsblok. Geef begeleiders vooraf korte instructies en druk de contactlijst af; op de dag zelf is zoeken naar telefoonnummers geen werkbare oplossing.
- Controleer leveringen en weersvoorspelling uiterlijk 48 uur vooraf. Zet droogvoorraad apart, koel bederfelijke producten en bepaal op tijd of partytenten, koelboxen of extra tafels nodig zijn.
- Test geluid en stroom vóór de opening. Sluit bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen aan en leg een handmegafoon klaar als het terrein te groot is voor één speaker.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een kinderfestival organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Controleer vergunningen meteen daarna en open de aanmeldingen zodra de activiteiten en tijden definitief zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderfestival?
- Plan minimaal 1 begeleider per activiteit en daarnaast mensen voor ontvangst, catering en algemene hulp. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig alle diensten nogmaals in de laatste week.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een kinderfestival doen?
- Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf. Koop houdbare producten eerder, maar haal koel- en bederfelijke producten zo dicht mogelijk op de festivaldag in en bewaar ze gekoeld.
- Wat moet ik 24 uur voor een kinderfestival controleren?
- Controleer de weersvoorspelling, leveringen, vrijwilligerslijst, aanmeldingen, dieetwensen en terreinindeling. Zet spellen, knutselmateriaal, bewegwijzering en gekoelde producten klaar voordat de opbouw begint.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!