Kinderfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kinderfestival braucht mehr als Spiele und Dekoration. Du musst Programm, Gelände, Anmeldungen, Betreuung, Essen und Technik so planen, dass am Veranstaltungstag jede Gruppe weiß, wohin sie geht und wer zuständig ist. Beginne mehrere Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. Kurz vor dem Festival prüfst du Wetter, Lieferungen, Kühlung und Helferplan. Die Checkliste darunter führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Aktivitäten und Spiele auswählen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen bestätigen
Aktivitäten einteilen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktliste ausdrucken
Anweisungen für Begleitpersonen erstellen
2 Personen
Allergiekarte erstellen
Preisliste und Speisekarte erstellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Vorräte trocken lagern
2 Personen
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
Spiele sortieren
2 Personen
Bastelmaterial bereitstellen
3 Personen
Musik-Playlist erstellen
Wetterplan prüfen
2 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Spielbereich ohne Bühne absperren
3 Personen
Aktivitätsschilder aufstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Lichter aufhängen
3 Personen
Spielstationen einrichten
6 Personen
Basteltische einrichten
4 Personen
Schminktisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Infotisch aufbauen
2 Personen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Briefing für Begleitpersonen geben
3 Personen

Event

Anmeldetisch besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm erläutern
2 Personen
Bastelaktivität betreuen
3 Personen
Schminkbetreuung
3 Personen
Seil- und Ballspiele betreuen
3 Personen
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
Kindertanz begleiten
2 Personen
Wasser- und Limonadenstation betreuen
2 Personen
Snacks und Brötchen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Musikprogramm begleiten
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Reste sicher kühlen
2 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Spielmaterial sammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Soundequipment aufräumen
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Zustimmung teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 4
Umkleidetisch
Umkleideschirm

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
KaffeetassenAnz. 40
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 200
WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 10
Willkommensschild
AktivitätsboardsAnz. 10
WegweiserAnz. 12

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermosspenderAnz. 2
Handmegafon

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
WasserkannenAnz. 8
LagerboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
weiche BälleAnz. 12
SpringseileAnz. 10
ReifenAnz. 10
KegelAnz. 30
StaffelstäbeAnz. 8
SjoelbakkenAnz. 2
BlechwurfsatzAnz. 2
KreideAnz. 12
Schnitzeljagd-KartenAnz. 120
StempelkartenAnz. 120
StempelAnz. 10
PreiseAnz. 120
Fallschirmtuch
SeifenblasenstäbeAnz. 12

Bastelmaterial

KinderpinselAnz. 40
FarbpalettenAnz. 20
SchürzenAnz. 30
BastelboxenAnz. 8
BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
BuntpapierAnz. 500
LeinwändeAnz. 100
KinderscherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
GlitzerkleberAnz. 20
PerlenAnz. 2000
GummibandAnz. 10
AufkleberAnz. 500
BaumwolltaschenAnz. 100
PlastiktischschutzAnz. 12

Schminken

WasserschminksetAnz. 4
SchminkpinselAnz. 20
SchminkschwämmchenAnz. 40

Schminkmaterial

SpiegelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 150
RettungsdeckenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HandwaschspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3
DesinfektionssprayAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Geländeplan spätestens eine Woche vorher fest. Markiere Eingangsbereich, Aktivitäten, Buffet, Toiletten, Erste Hilfe und Ausgänge mit Wegweisern.
Schließe die Anmeldungen einige Tage vor dem Festival ab und übertrage Allergien sowie Ernährungswünsche in eine separate Übersicht. So kann das Küchenteam die Allergiekarte und Speisekarte vorbereiten.
Teile Helfer nicht nur nach Aktivität, sondern auch nach Schichten ein. Plane für jede Station mindestens eine verantwortliche Person und drucke Kontaktliste sowie Anweisungen für Begleitpersonen aus.
Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und stelle eine Schlechtwetterlösung bereit. Partyzelte, trockene Lagerung und Kühlboxen sollten nicht erst am Morgen des Festivals organisiert werden.
Sortiere Spiele und Bastelmaterial nach Station, bevor die ersten Familien eintreffen. Teste außerdem Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Handmegafon mindestens einmal vor Ort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm, Location und Genehmigungen. Die Anmeldungen sollten spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin geöffnet sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Kinderfestival?: Plane pro laufender Aktivitätsstation mindestens eine verantwortliche Person ein. Zusätzlich brauchst du Helfer für Eingang, Essen, Aufsicht und spontane Pausen; bei mehreren Stationen ist ein Reservehelfer pro Schicht sinnvoll.
Wann muss man Essen für ein Kinderfestival einkaufen?: Trockene Vorräte kannst du 3 bis 5 Tage vorher besorgen und trocken lagern. Kühl- und leicht verderbliche Produkte kaufst du möglichst am Vortag und lagerst sie bis zum Einsatz durchgehend gekühlt.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für ein Kinderfestival?: Plane mindestens eine überdachte Ausweichfläche und sichere Wege zwischen den Stationen ein. Prüfe die Wetterlage am Vortag und noch einmal am Veranstaltungsmorgen, damit Zelte, Material und Programm rechtzeitig angepasst werden können.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.