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Filmfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Filmfestival braucht mehr als eine Filmauswahl und einen Projektor. Du musst Vorführrechte klären, Filmdateien und Untertitel prüfen, Technik testen und den Ablauf für Publikum und Helfer festlegen. Plane den technischen Test spätestens eine Woche vor der Veranstaltung ein und erstelle für jeden Film ein Backup. Diese Checkliste führt dich von der Programmplanung bis zum Öffnen der Location durch die nötigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Filmdateien sammeln

    2 Personen

  • Aufführungsrechte überprüfen

  • Location reservieren

  • Projektor und Leinwand reservieren

  • Catering bestellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm online veröffentlichen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Eintrittskarten drucken

  • Präsentationstexte schreiben

  • Filmeinführungen vorbereiten

    2 Personen

  • Technischen Test planen

  • Filmformate prüfen

    2 Personen

  • Untertitel überprüfen

  • Freiwillige einplanen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Film-Back-ups erstellen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Technischen Test durchführen

    2 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Einlassgäste begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Ersten Film starten

  • Filmvorführung begleiten

    2 Personen

  • Pausenbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Filmemacher empfangen

    2 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Zweiten Film ankündigen

  • Zweiten Film starten

  • Zweite Vorführung begleiten

    2 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Den dritten Film ankündigen

  • Dritten Film starten

  • Dritte Vorführung betreuen

    2 Personen

  • Publikumsabstimmung sammeln

    2 Personen

  • Publikumspreis bekanntgeben

  • Abschlusswort halten

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Projektor sicher verstauen

    2 Personen

  • Soundsysteme abbauen

    2 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

  • Wiederverwendbare Materialien reinigen

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • USB-SticksAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • LaptopständerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-PanelsAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4
  • LichtfilterAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SpülbeckenAnz. 3

Dekoration

  • FilmklappenAnz. 2
  • Filmrollen-DekorationAnz. 4
  • Roter Teppich
  • KorkenzieherAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Fotowand
  • FilmstarsAnz. 30

Reinigung

  • Staubsauger
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Druckmaterial

  • ProgrammhefteAnz. 140
  • EintrittskartenAnz. 140
  • NamensschilderAnz. 30
  • BadgehalterAnz. 30
  • StifteAnz. 12
  • StifteAnz. 30
  • A4-PapierAnz. 2
  • StimmzettelAnz. 150
  • WegweiserAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • KlebestiftAnz. 4

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 4
  • BatterienAnz. 12
  • KabelmattenAnz. 8
  • Rutschfeste MattenAnz. 6
  • LöschdeckenAnz. 2

Tipps

  • Kläre die Aufführungsrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Rechtefragen lassen sich kurz vor dem Festival oft nicht mehr zuverlässig lösen.
  • Prüfe jedes Filmformat, die Untertitel und die Tonspur mindestens 7 Tage vorher auf dem tatsächlich verwendeten Laptop und Projektor. Ein Film, der auf dem Bürorechner läuft, muss noch lange nicht vor Ort funktionieren.
  • Plane für jeden Film mindestens ein zweites Backup auf einem separaten USB-Stick ein. Beschrifte die Sticks eindeutig und teste die Dateien vor dem Einpacken.
  • Drucke Ablaufplan, Eintrittskarten und Namensschilder spätestens am Vortag. Lege außerdem Beschilderung und Empfangsmaterial gemeinsam an den Empfangstisch, damit beim Einlass nichts gesucht werden muss.
  • Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem ersten Film. Rechne Zeit für Aufbau von Leinwand, Projektor, Lautsprechern, Mikrofonen und Kabeln sowie für einen vollständigen Techniktest ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Filmfestival organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Location und Aufführungsrechten. Einladungen und die Online-Veröffentlichung des Programms sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin erfolgen.
Wann muss die Technik für ein Filmfestival getestet werden?
Plane den vollständigen technischen Test mindestens 7 Tage vor dem Festival und wiederhole den wichtigsten Ablauf am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher, Mikrofone und alle Filmdateien.
Wie viele Helfer braucht man für ein Filmfestival?
Für ein kleines Festival solltest du mindestens 3 bis 5 Personen einplanen: Empfang, Technik, Saalbetreuung und gegebenenfalls Catering. Bei mehreren Sälen oder parallelen Vorführungen braucht jeder zusätzliche Saal mindestens eine eigene Betreuung.
Wie viel Catering braucht man für ein Filmfestival?
Für einen Empfang von etwa 2 Stunden kannst du pro Person ungefähr 4 bis 6 kleine Häppchen sowie 2 bis 3 Getränke im ersten Stunde kalkulieren. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und gib diese gesammelt an den Cateringdienst weiter.

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