Checklist para organizar un festival de cine sin imprevistos

Organizar un festival de cine requiere coordinar películas, público, equipo técnico y horarios con bastante antelación. Esta checklist te ayuda a trabajar en el orden correcto: primero el programa y los derechos, después el lugar, las inscripciones y la producción. Los archivos de vídeo, los subtítulos y la prueba técnica necesitan una revisión específica, no solo una comprobación el mismo día. También encontrarás los puntos que suelen quedarse para el final, como las acreditaciones, la señalización, las copias de seguridad y el plan de trabajo de los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Organizar el programa de cine
2 personas
Recopilar archivos de vídeo
2 personas
Revisar los derechos de exhibición
Reservar el lugar
Reservar proyector y pantalla
Pedir el catering
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir las entradas
Escribir los textos de presentación
Preparar las introducciones de la película
2 personas
Planificar una prueba técnica
Comprobar formatos de vídeo
2 personas
Revisar los subtítulos
Programar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Crear copias de seguridad de las películas
Recoger el equipo
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Realizar prueba técnica
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar los programas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los invitados de entrada
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Dar el discurso de apertura
Empezar la primera película
Coordinar la proyección de la película
2 personas
Abrir el buffet del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger preguntas del público
Recibir a los cineastas
2 personas
Moderación del panel de debate
2 personas
Anunciar la segunda película
Empezar la segunda película
Acompañar la segunda función
2 personas
Preparar el bufé de la noche
3 personas
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Anunciar la tercera película
Iniciar la tercera película
Acompañar la tercera proyección
2 personas
Recoger la opinión del público
2 personas
Anunciar el premio del público
Pronunciar las palabras de cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Guardar el proyector de forma segura
2 personas
Desmontar los sistemas de sonido
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar la catering sobrante
Limpiar materiales reutilizables
2 personas
Devolver las llaves del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de entrada
Taburetescant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Soportes para portátilescant. 2

Iluminación

Paneles LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4
Filtros de luzcant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Claquetascant. 2
Decoración de rollo de películacant. 4
Alfombra roja
Sacacorchoscant. 4
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Photowall
Estrellas de cinecant. 30

Limpieza

Aspiradora
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Papeleracant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Material impreso

Folletos del programacant. 140
Entradascant. 140
Credencialescant. 30
Portabadgescant. 30
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Papel A4cant. 2
Papeletascant. 150
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Masilla adhesivacant. 4

Seguridad

Linternascant. 4
Bateríascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Mantas ignífugascant. 2

Consejos

Cierra el programa y reúne todos los archivos de vídeo antes de publicar los horarios. Comprueba cada formato y subtítulo al menos 7 días antes de la primera proyección, para tener margen si un archivo falla.
No dejes los derechos de exhibición para la última semana. Revisa los permisos de cada película antes de anunciar el programa y guarda una copia de las confirmaciones junto con los archivos correspondientes.
Haz una prueba técnica completa entre 3 y 5 días antes: proyector, pantalla, portátiles, cables HDMI, adaptadores, sonido, micrófonos y mesa de mezclas. Reproduce fragmentos de todas las películas, no solo una.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con un plazo concreto, idealmente 5 días antes del festival. Esa cifra permite ajustar el catering, las entradas, las acreditaciones y la distribución de las mesas.
Prepara una copia de seguridad de cada película en dos memorias USB y lleva cables, adaptadores, alargadores, regletas y cinta gaffer de repuesto. Abre el lugar al menos 2 horas antes para montar la entrada, la señalización, las sillas y la prueba final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el festival tiene varias sesiones o películas. Reserva pronto el lugar y el equipo, y deja cerrados los derechos y el programa al menos 4 semanas antes.
¿Cuándo hay que hacer la prueba técnica de un festival de cine?: Haz una prueba completa entre 3 y 5 días antes y una comprobación breve el mismo día. Cada película debe reproducirse desde el equipo que se utilizará durante el festival, con subtítulos y sonido incluidos.
¿Cuándo cerrar las inscripciones y pedir el catering?: Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas unos 5 días antes. Confirma entonces el número de asistentes y pide el catering con esa cifra, reservando un pequeño margen para cambios de última hora.
¿Qué hay que preparar el día del festival de cine?: Abre el lugar al menos 2 horas antes. Monta la mesa de entrada, coloca las acreditaciones y la señalización, organiza sillas y mesas, conecta proyector y sonido, verifica las copias de seguridad y entrega el plan de trabajo a los voluntarios.

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