Organiser un festival du film d’animation : la checklist

Un festival du film d’animation repose sur une programmation claire, des projections fiables et un accueil bien coordonné. Commence par définir les films, leur durée et les droits de diffusion, puis réserve les salles et le matériel technique. Les inscriptions, les sous-titres, les formats vidéo et les besoins alimentaires demandent un suivi précis avant le jour J. Cette checklist rassemble les 79 tâches et 58 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et la durée des films
2 personnes
Gérer les droits et projections de films
2 personnes
Réserver le lieu et les salles de cinéma
Réserver des projecteurs et des écrans
Publier le site web avec le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander la livraison de boissons
Tester le matériel technique
2 personnes
Vérifier les formats vidéo
2 personnes
Vérifier les sous-titres
2 personnes
Établir le parcours et la répartition des salles
2 personnes
Mettre en page le programme
Faire imprimer les livrets du programme
Commander les billets et les bracelets
Confirmer les livraisons et l'accès
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l’équipement et le matériel
2 personnes
Classer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux de parcours
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des snacks longue conservation
2 personnes
Nettoyer les salles et l’entrée
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager les tables de catering
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer les projecteurs et les écrans
3 personnes
Brancher les enceintes et les microphones
2 personnes
Charger le programme des films par salle
2 personnes
Tester l’image et le son par salle
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les salles
3 personnes
Lancer le film d’ouverture
2 personnes
Projeter des films
3 personnes
Gérer les changements de salle
4 personnes
Accueillir les cinéastes
2 personnes
Présenter les cinéastes
Animer l’entretien
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier la technique entre les films
2 personnes
Annoncer le dernier film
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Démonter l’entrée et le catering
4 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Emballer les projecteurs et les écrans
3 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Passer l'aspirateur dans les salles
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
Archiver les photos et le programme

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 220
Nappesqté 12
Fauteuils loungeqté 8
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Ruban gafferqté 6
Clés USBqté 6
Casques audioqté 10
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 240
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 240
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 24
Plateaux de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Bacs à glaçonsqté 8

Décoration

Décoration de toile de fondqté 3
Affiches de stars de cinémaqté 12
Affiches d’animationqté 20
Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 6
Décorations de tableqté 12
Panneaux de directionqté 20
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 250
Braceletsqté 250
Crochets adhésifsqté 40
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Verrouille les droits de projection avant de publier le programme : prévois au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les autorisations et les fichiers définitifs.
Teste chaque film dans la salle où il sera projeté, idéalement 7 jours avant l’événement. Vérifie le format vidéo, le son, les sous-titres, le projecteur, l’écran et les câbles HDMI.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant le festival afin d’établir la liste définitive des visiteurs, les repas spéciaux et la répartition entre les salles.
Prévois un bénévole à l’accueil pour environ 50 visiteurs et une personne technique disponible pendant chaque séance. Cette répartition évite de laisser une salle sans assistance en cas de problème.
Calcule les boissons à raison de 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajoute une marge de 10 %. Confirme la livraison, les machines à café et les bouilloires au plus tard 48 heures avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film d’animation ?: Prévois 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs salles et une programmation publique. Les droits de diffusion, la réservation des lieux et la commande du matériel doivent idéalement être lancés au moins 6 semaines avant l’événement.
Quand faut-il vérifier les films et les sous-titres ?: Vérifie les fichiers dès leur réception, puis refais un test complet 7 jours avant les projections. Contrôle aussi une dernière fois le son, l’image et les sous-titres avant la première séance.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival du film d’animation ?: Compte environ 1 bénévole pour 50 visiteurs à l’accueil, plus 1 référent par salle ouverte. Ajoute une personne technique joignable pendant toute la durée des projections.
Quand fermer les inscriptions au festival ?: Ferme le formulaire 5 à 7 jours avant le festival. Ce délai permet de traiter les inscriptions, de finaliser la liste des visiteurs, d’étiqueter les repas spéciaux et d’imprimer les livrets du programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.