Checklist animatiefilmfestival organiseren
Een animatiefilmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films selecteren. Je moet filmrechten, zalen, projectoren, schermen en filmformaten op elkaar afstemmen, terwijl bezoekers zich aanmelden en vrijwilligers hun diensten krijgen. Begin met het programma en werk daarna naar techniek, publiekscommunicatie en catering toe. Plan in de laatste week een volledige technische test en controleer uiterlijk op de dag zelf alle aansluitingen, ondertiteling en zaalindeling.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en filmlengtes vastleggen
2 personen
Filmrechten en vertoningen regelen
2 personen
Locatie en filmzalen reserveren
Projectoren en schermen reserveren
Website met programma publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Dranklevering bestellen
Technische apparatuur testen
2 personen
Filmformaten controleren
2 personen
Ondertiteling controleren
2 personen
Route en zaalindeling maken
2 personen
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes laten drukken
Tickets en polsbandjes bestellen
Leveringen en toegang bevestigen
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur en materialen ophalen
2 personen
Programmaboekjes sorteren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebordjes printen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
Zalen en entree schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringtafels inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Projectoren en schermen opstellen
3 personen
Speakers en microfoons aansluiten
2 personen
Filmprogramma per zaal laden
2 personen
Beeld en geluid per zaal testen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zalen verwijzen
3 personen
Openingsfilm starten
2 personen
Films vertonen
3 personen
Zaalwissels begeleiden
4 personen
Filmmakers ontvangen
2 personen
Filmmakers introduceren
Vraaggesprek begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Techniek tussen films controleren
2 personen
Laatste film aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
Entree en catering afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Projectoren en schermen inpakken
3 personen
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Etensresten veilig opbergen
2 personen
Zalen stofzuigen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen sorteren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
Foto's en programma archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Informatiebaliesaantal 2
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 220
- Tafelkledenaantal 12
- Loungefauteuilsaantal 8
- Afzetpalenaantal 12
Apparatuur
- Projectorenaantal 3
- Projectieschermenaantal 3
- Laptopsaantal 3
- HDMI-kabelsaantal 6
- HDMI-adaptersaantal 6
- Speakersaantal 4
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- Gaffer tapeaantal 6
- USB-sticksaantal 6
- Koptelefoonsaantal 10
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 240
- Koffiekopjesaantal 120
- Schotelsaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 240
- Koffielepelsaantal 120
- Serveerbestekaantal 24
- Serveerschalenaantal 18
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- IJsblokjesbakkenaantal 8
Decoratie
- Filmdoekdecoratieaantal 3
- Filmsterpostersaantal 12
- Animatiepostersaantal 20
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenstandaardsaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 12
- Pijlbordjesaantal 20
- Naamkaartjesaantal 40
- Programmafoldersaantal 250
- Polsbandjesaantal 250
- Kleefhakenaantal 40
- Touwaantal 2
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 8
- LED-bouwlampenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuigersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handvegersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg programma, filmlengtes en vertoningstijden eerst vast. Zo weet je hoeveel filmzalen, projectoren, schermen en vrijwilligers je per tijdsblok nodig hebt.
- Controleer filmformaten en ondertiteling minimaal 7 dagen vooraf op de apparatuur die je daadwerkelijk gebruikt. Neem films ook mee op USB-sticks en test HDMI-kabels en adapters per zaal.
- Open de aanmeldingen zodra de website met programma live staat en sluit ze uiterlijk 3 dagen voor het festival. Gebruik de definitieve bezoekerslijst daarna voor tickets, polsbandjes, dieetmaaltijden en stoelindeling.
- Plan vrijwilligers per zaal en publieksfunctie in blokken van minimaal 2 uur. Zorg dat bij de informatiebalies, entree en technische ondersteuning steeds iemand aanwezig is tijdens een vertoningsblok.
- Bereken catering op basis van de definitieve bezoekerslijst en bestel drank uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Label dieetmaaltijden apart en zet koffiezetapparaten, waterkokers en herbruikbare drinkglazen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een animatiefilmfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met filmrechten, locatie en het programma. Reserveer projectoren, schermen en zalen zodra de data vaststaan, omdat technische apparatuur en geschikte filmzalen beperkt beschikbaar kunnen zijn.
- Wanneer moet ik filmrechten voor een animatiefilmfestival regelen?
- Vraag filmrechten minimaal 8 tot 12 weken voor het festival aan. Wacht niet tot het programma definitief is: toestemming, voorwaarden en vertoningsformaten kunnen per film extra tijd kosten.
- Wanneer test ik de techniek voor een animatiefilmfestival?
- Doe een volledige test 7 dagen vooraf en herhaal de controle op de festivaldag. Controleer per zaal de projector, het scherm, geluid, HDMI-aansluitingen, ondertiteling en het juiste filmformaat.
- Wanneer sluit ik de inschrijving voor een animatiefilmfestival?
- Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen vooraf, zodat je de definitieve bezoekerslijst, dieetwensen, tickets, polsbandjes en cateringhoeveelheden nog kunt verwerken. Houd daarna alleen nog wijzigingen bij die direct invloed hebben op de zaalindeling.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!