Animationsfilmfestival organisieren: die Checkliste

Ein Animationsfilmfestival braucht mehr als eine gute Filmauswahl. Du musst Vorführrechte, Säle, Projektoren und Filmformate rechtzeitig zusammenbringen und gleichzeitig Anmeldungen, Verpflegung und Helfer koordinieren. Plane die technischen Tests nicht erst am Veranstaltungstag: Untertitel, HDMI-Verbindungen und Ton sollten vorher in jedem Saal geprüft werden. Diese Checkliste führt dich von der Programmplanung bis zur Ausgabe von Programmheften und Tickets.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm und Filmlängen festlegen
2 Personen
Filmrechte und Vorführungen regeln
2 Personen
Location und Kinosäle reservieren
Projektoren und Leinwände reservieren
Website mit Programm veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Getränkelieferung bestellen
Technische Geräte testen
2 Personen
Filmformate prüfen
2 Personen
Untertitel überprüfen
2 Personen
Route und Raumaufteilung erstellen
2 Personen
Programmheft gestalten
Programmhefte drucken lassen
Tickets und Armbänder bestellen
Lieferungen und Zugang bestätigen
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Geräte und Materialien abholen
2 Personen
Programmhefte sortieren
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser drucken
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Snacks bereitstellen
2 Personen
Säle und Eingang reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Cateringtische einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Projektoren und Leinwände aufbauen
3 Personen
Lautsprecher und Mikrofone anschließen
2 Personen
Filmprogramm pro Saal laden
2 Personen
Bild und Ton pro Saal testen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Besucher zu den Hallen leiten
3 Personen
Eröffnungsfilm starten
2 Personen
Filme zeigen
3 Personen
Raumwechsel begleiten
4 Personen
Filmemacher empfangen
2 Personen
Filmemacher vorstellen
Fragegespräch begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Technik zwischen den Filmen kontrollieren
2 Personen
Letzten Film ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Eingang und Catering abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Projektoren und Bildschirme einpacken
3 Personen
Stühle und Tische wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
Räume staubsaugen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
2 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Materialien sortieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Dankeschön an Besucher senden
2 Personen
Fotos und Programm archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

InformationsschalterAnz. 2
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 220
TischdeckenAnz. 12
Lounge-SesselAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LaptopsAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 6
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 6
USB-SticksAnz. 6
KopfhörerAnz. 10
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 240
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
TortenplattenAnz. 240
KaffeelöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 24
ServierschalenAnz. 18
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 8

Dekoration

Filmleinwand-DekorationAnz. 3
Filmstar-PosterAnz. 12
AnimationsposterAnz. 20
BallonsAnz. 100
BallonständerAnz. 6
TischdekorationenAnz. 12
WegweiserAnz. 20
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhefteAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KlebehakenAnz. 40
SeilAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Filmlängen zuerst fest. Sobald die Gesamtdauer pro Saal steht, kannst du Vorführzeiten, Pausen, Raumaufteilung und die benötigte Zahl an Sitzplätzen zuverlässig planen.
Regle Filmrechte und Formate mehrere Wochen vor dem Festival. Prüfe jede Datei mit dem vorgesehenen Projektor und kontrolliere Untertitel mindestens einmal vollständig, statt nur den Dateinamen zu prüfen.
Plane Technik pro Saal, nicht nur für das Festival insgesamt. Teste Projektoren, Leinwände, Laptops, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Mikrofone spätestens am Vortag und markiere Ersatzkabel mit Gaffer Tape.
Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Festival und erstelle danach eine endgültige Besucherliste. Erfasse Ernährungswünsche separat, kennzeichne Diätmahlzeiten und bestelle Getränke erst anhand der bestätigten Personenzahl.
Bereite Einlass und Orientierung am Vortag vor. Sortiere Programmhefte, lege Tickets und Armbänder bereit und stelle Informationsschalter, Absperrpfosten sowie die Raum- und Routenübersicht dort auf, wo Besucher zuerst ankommen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Animationsfilmfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Filmrechte, Räume und Technik werden oft früh vergeben; Programm, Website und Anmeldeformular sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin stehen.
Wann sollte ich die Technik für ein Animationsfilmfestival testen?: Führe einen vollständigen Test 1 bis 2 Tage vorher durch und prüfe jeden Saal einzeln. Öffne alle Filmdateien, kontrolliere Untertitel, Bildformat und Ton und halte mindestens ein HDMI-Adapter- und Kabel-Set als Reserve bereit.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Animationsfilmfestival?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane für jede weitere Stunde ungefähr 1 Getränk zusätzlich ein. Bestelle nach der finalen Besucherliste und ergänze einen kleinen Puffer von rund 10 Prozent.
Wann soll ich Programmhefte, Tickets und Armbänder vorbereiten?: Bestelle Drucksachen und Einlassmaterial mindestens 10 bis 14 Tage vorher. Sortiere Programmhefte, Tickets und Armbänder spätestens am Vortag nach Saal, Zeitfenster oder Ausgabeort, damit der Einlass nicht ins Stocken gerät.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.