Checklist para organizar un festival de cine de animación

Organizar un festival de cine de animación exige coordinar programación, derechos de exhibición, salas, equipos y público. Empieza cerrando la duración de las películas y el programa antes de publicar la web o abrir las inscripciones. Después, confirma proyectores, pantallas, formatos de vídeo, subtítulos y necesidades técnicas con suficiente margen. Esta checklist reúne 79 tareas y 58 materiales para avanzar en orden y evitar problemas el día del festival.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar el programa y la duración de las películas
2 personas
Gestionar los derechos de proyección y exhibición de películas
2 personas
Reservar el lugar y las salas de cine
Reservar proyectores y pantallas
Publicar la web con el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Pedir la entrega de bebidas
Probar el equipo técnico
2 personas
Comprobar formatos de vídeo
2 personas
Revisar los subtítulos
2 personas
Crear el recorrido y la distribución de la sala
2 personas
Maquetar el programa
Imprimir folletos del programa
Pedir tickets y pulseras
Confirmar entregas y acceso
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo y los materiales
2 personas
Clasificar los programas de mano
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir señales de ruta
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar snacks de larga duración
2 personas
Limpiar las salas y la entrada
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar los proyectores y las pantallas
3 personas
Conectar los altavoces y micrófonos
2 personas
Cargar el programa de películas por sala
2 personas
Probar imagen y sonido en cada sala
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Indicar a los visitantes las salas
3 personas
Iniciar la película de apertura
2 personas
Proyectar películas
3 personas
Coordinar los cambios de sala
4 personas
Recibir a los cineastas
2 personas
Presentar a los cineastas
Moderar la entrevista
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar la técnica entre películas
2 personas
Anunciar la última película
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Desmontar la entrada y el catering
4 personas
Apagar el equipo
3 personas
Empacar proyectores y pantallas
3 personas
Volver a colocar las sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los restos de comida de forma segura
2 personas
Aspirar las salas
3 personas
Limpiar la zona de catering
2 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar el material prestado
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes
2 personas
Archivar las fotos y el programa

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de informacióncant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 220
Mantelescant. 12
Butacas loungecant. 8
Postes separadorescant. 12

Equipo

Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Portátilescant. 3
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores HDMIcant. 6
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 10
Cinta gaffercant. 6
Memorias USBcant. 6
Auricularescant. 10
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 240
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platos de postrecant. 240
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de serviciocant. 24
Bandejas de servircant. 18
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Cubiterascant. 8

Decoración

Decoración del telón de cinecant. 3
Pósteres de estrellas de cinecant. 12
Carteles de animacióncant. 20
Globoscant. 100
Soportes para globoscant. 6
Decoraciones de mesacant. 12
Carteles de flechascant. 20
Tarjetas de nombrecant. 40
Folletos del programacant. 250
Pulserascant. 250
Ganchos adhesivoscant. 40
Cuerdacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 4
Linternascant. 6

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de anunciar cualquier película. Reserva al menos 2 semanas para reunir autorizaciones, archivos definitivos y condiciones de exhibición.
Haz una prueba técnica completa entre 3 y 7 días antes: reproduce cada vídeo en el proyector previsto, comprueba los subtítulos y prueba todos los cables HDMI, adaptadores, altavoces y micrófonos.
No esperes al último día para calcular el catering. Usa la lista definitiva de asistentes para separar las comidas especiales y confirma la entrega de bebidas con 48 horas de antelación.
Programa a los voluntarios por franjas de 2 a 3 horas. Necesitarás cubrir información, acceso a salas, control de pulseras o tickets, orientación del público y apoyo técnico.
Prepara los materiales de bienvenida la víspera: clasifica los programas de mano, etiqueta las comidas especiales y deja juntos los cables, regletas, alargadores, cinta gaffer y memorias USB.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de cine de animación?: Empieza al menos 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas debes cerrar el programa, tramitar los derechos de exhibición, reservar las salas y confirmar los proyectores y las pantallas.
¿Cuándo se deben probar las películas y los subtítulos?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes del festival y repite una comprobación rápida el mismo día. Reproduce cada archivo desde el equipo que se utilizará en la sala, no solo desde un portátil.
¿Cuánto catering calcular para un festival de cine de animación?: Calcula las cantidades a partir de la lista definitiva de asistentes, diferenciando comidas, bebidas y preferencias dietéticas. Cierra el pedido entre 3 y 5 días antes y confirma la entrega 48 horas antes.
¿Cuándo preparar los tickets, las pulseras y los programas?: Pide tickets y pulseras al menos 10 días antes si dependen de un proveedor externo. Imprime y clasifica los programas de mano el día anterior, junto con la distribución de las salas y los mostradores de información.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.