Checklist pour organiser un festival de théâtre

Un festival de théâtre demande de coordonner les spectacles, les salles, les artistes, les techniciens et l’accueil du public. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation de la date au refroidissement des boissons avant l’ouverture. Vous y trouverez aussi les éléments à prévoir pour les espaces scéniques, la sonorisation, la signalétique, le catering et les bénévoles. Utilisez-la comme fil conducteur, puis adaptez les quantités au nombre de représentations et de spectateurs attendus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier les informations d'assurance
Créer le plan du festival
2 personnes
Préparer le programme pour l’impression
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations techniques
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Rassembler les fiches techniques
2 personnes
Établir le déroulé et la liste de contacts
2 personnes
Commander les courses
Faire imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de direction et de salle
2 personnes
Envoyer des e-mails au public
Confirmer la planification technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger et vérifier le matériel technique
4 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
Brancher le son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer le décor et les fonds de scène
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Préparer les programmes et les badges
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
Ouvrir l’accueil du public
3 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Guider les visiteurs vers les salles
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première représentation
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Effectuer le changement d’éclairage et de décor
4 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Encadrer le quatrième spectacle
3 personnes
Guider le public vers le programme de clôture
3 personnes
Animer le spectacle de clôture
4 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Fermer la caisse et les objets trouvés
2 personnes
Éteindre la technique en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Trier les décors et les accessoires
3 personnes
Démonter la scène et les chaises
5 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Chaises des vestiairesqté 20
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Tapis rougesqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 200
Saladiers de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Tables de mixageqté 2
Intervenants actifsqté 6
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 6
Microphones casqueqté 4
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 16
Ordinateur portable pour la présentation

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6
Console lumière
Lampes de chantierqté 6
Éclairage d’ambianceqté 10

Décoration

Toiles de fondqté 4
Panneaux décoratifsqté 8
Plantesqté 12
Chemins de tableqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 14
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Braceletsqté 220
Brochures du programmeqté 220
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 12
Ruban gafferqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les salles et le programme avant d’ouvrir la billetterie : prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer les spectacles, les horaires, les artistes et les techniciens.
Lancez les autorisations, déclarations et vérifications d’assurance dès que le lieu est réservé. Gardez une copie de chaque document avec le déroulé et la liste de contacts, plutôt que d’attendre la semaine du festival.
Préparez un plan distinct pour chaque salle : accès du public, chaises, vestiaire, scène, tables de mixage, microphones, rallonges et passe-câbles doivent être vérifiés sur place avant l’arrivée des artistes.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et calculez le catering séparément pour le public, les artistes, les techniciens et les bénévoles. Faites les courses assez tôt pour pouvoir refroidir les boissons avant le premier accueil.
Imprimez les programmes, badges nominatifs et panneaux de direction plusieurs jours avant l’ouverture. Une vérification finale à J-1 permet de corriger un horaire, une salle ou un nom sans réimprimer dans l’urgence.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie d’un festival de théâtre ?: Ouvrez-la lorsque la date, les salles, les spectacles et les horaires sont confirmés. Prévoyez idéalement 3 à 6 semaines avant le festival pour laisser au public le temps de s’inscrire et pour traiter les demandes particulières.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un festival de théâtre ?: Comptez au moins 8 à 12 semaines pour un festival de petite ou moyenne taille, et davantage si plusieurs salles ou autorisations sont nécessaires. Les artistes, techniciens, assurances et réservations techniques doivent être confirmés avant la communication finale.
Quand vérifier la technique d’un festival de théâtre ?: Faites une première vérification dès la réservation du lieu, puis un test complet 1 à 2 jours avant l’ouverture. Contrôlez notamment les microphones, tables de mixage, boîtiers DI, rallonges, multiprises et passe-câbles dans chaque salle.
Quand préparer les programmes et la signalétique ?: Finalisez les programmes, badges et panneaux au moins 5 jours avant le festival. Gardez un exemplaire du déroulé et de la liste de contacts sur chaque poste d’accueil pour retrouver rapidement la bonne information le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.