Theaterfestival organisieren: Die Checkliste für die Planung

Ein Theaterfestival braucht früh eine klare Reihenfolge: Zuerst stehen Termine, Programm, Spielorte und Beteiligte fest, danach folgen Genehmigungen, Technik, Tickets und Publikumskommunikation. Plane mehrere Produktionen mit eigenen technischen Anforderungen und ausreichend Zeit für Auf- und Umbauten. Auch Sitzplätze, Garderoben, Beschilderung, Catering und Helfereinsätze müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zu den letzten Vorbereitungen vor dem Festival.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Vorstellungen und Zeiten bestätigen
2 Personen
Künstler und Techniker bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Versicherungsdaten prüfen
Festivalplan erstellen
2 Personen
Programm für den Druck aufbereiten
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ticketverkauf eröffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Technik-Reservierungen machen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Technische Datenblätter sammeln
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
Einkäufe bestellen
Programme drucken lassen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Routen- und Saalschilder erstellen
2 Personen
Publikums-E-Mails versenden
Technische Planung bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Technik entladen und prüfen
4 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Licht aufhängen und ausrichten
3 Personen
Ton anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Dekor und Bühnenrückwände aufbauen
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Programme und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
Publikumsempfang öffnen
3 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Besucher zu den Sälen begleiten
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Licht- und Dekowechsel durchführen
4 Personen
Snacks auffüllen
3 Personen
Dritte Vorstellung betreuen
3 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Die vierte Vorstellung begleiten
3 Personen
Publikum zum Schlussprogramm begleiten
3 Personen
Abschlussvorstellung begleiten
4 Personen
Künstler bedanken
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kasse und Fundsachen abschließen
2 Personen
Technik sicher ausschalten
3 Personen

Nachbereitung

Dekoration und Requisiten sortieren
3 Personen
Bühne und Stühle abbauen
5 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
PublikumssitzeAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 8
UmkleidestühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
Rote TeppicheAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 200
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 200
ServierschalenAnz. 18
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

MischpulteAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 6
SubwooferAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 6
Headset-MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 16
Laptop für die Präsentation

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 6
Lichtkonsole
ArbeitslampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 10

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 4
DekorplattenAnz. 8
PflanzenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 14
NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
ArmbänderAnz. 220
ProgrammhefteAnz. 220
StifteAnz. 24
KlebebandAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
KüchenzangenAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Spielzeiten fest, bevor du den Ticketverkauf öffnest. Sammle pro Vorstellung technische Daten, benötigte Bühnen- und Sitzmöbel sowie die Kontaktdaten der zuständigen Künstler und Techniker.
Reserviere Spielorte und Räume frühzeitig und prüfe, wie viele Publikumssitze, Umkleideplätze und Wege tatsächlich untergebracht werden können. Plane für jede Vorstellung feste Zeiten für Einlass, Abbau und den Wechsel zur nächsten Produktion ein.
Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherungsdaten mehrere Wochen vor dem Festival. Prüfe außerdem, ob Technik wie Mischpulte, Lautsprecher, Funkmikrofone, DI-Boxen und Kabel in ausreichender Zahl reserviert ist.
Eröffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Zeiten, Plätze und Einlassregeln bestätigt sind. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und verschicke Publikumsinformationen spätestens einige Tage vor der ersten Vorstellung.
Erstelle einen Ablaufplan mit Kontaktliste und teile die Freiwilligen konkreten Schichten zu. Beschrifte Wege und Säle, bereite Namensschilder vor und kühle Getränke erst so, dass sie zum Einlass und zu den Pausen bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Theaterfestival planen?: Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Spielorten. Genehmigungen, Technik, Künstler und Versicherungsdaten sollten spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Festival bestätigt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Theaterfestival starten?: Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Vorstellungen, Zeiten und Platzkapazitäten verbindlich feststehen. Ein Start sechs bis zehn Wochen vorher gibt dem Publikum ausreichend Zeit für die Planung.
Wie viel Zeit braucht der technische Aufbau pro Theaterstück?: Plane mindestens 90 Minuten für den ersten Aufbau und zusätzlich 30 bis 60 Minuten für Umbauten zwischen Vorstellungen ein. Bei mehreren Produktionen solltest du die technischen Datenblätter vorab vergleichen und Puffer einbauen.
Wann sollte man Programme und Publikumsinformationen verschicken?: Lass die Programme drucken, sobald Texte, Zeiten und Beteiligte endgültig bestätigt sind, idealerweise zwei bis drei Wochen vorher. Eine E-Mail mit Anfahrt, Saalplan und Einlasshinweisen sollte spätestens drei Tage vor dem Festival rausgehen.

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