Theaterfestival organiseren: checklist en planning
Een theaterfestival vraagt meer dan voorstellingen en een zaal reserveren. Je stemt meerdere speelplekken, artiesten, technici, publieksstromen en vrijwilligers op elkaar af. Begin met datum, programma en locaties en werk daarna toe naar kaartverkoop, vergunningen en techniek. In de laatste week controleer je vooral draaiboek, contactgegevens, bewegwijzering, catering en materialen zoals microfoons, kabelmatten en podiumdelen. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke zaken vaak te laat worden opgepakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Voorstellingen en tijden bevestigen
2 personen
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Verzekeringsgegevens controleren
Plattegrond van het festival maken
2 personen
Programma voor drukwerk opmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen voor techniek maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Technische fiches verzamelen
2 personen
Draaiboek en contactlijst maken
2 personen
Boodschappen bestellen
Programma's laten drukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Route- en zaalborden maken
2 personen
Publieksmails versturen
Technische planning bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Techniek lossen en controleren
4 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Licht ophangen en richten
3 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Decor en achterdoeken plaatsen
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Programma's en badges klaarleggen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Lichtstanden programmeren
2 personen
Publieksontvangst openen
3 personen
Tickets controleren
3 personen
Bezoekers naar zalen begeleiden
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Licht- en decorwissel uitvoeren
4 personen
Hapjes aanvullen
3 personen
Derde voorstelling begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Vierde voorstelling begeleiden
3 personen
Publiek naar slotprogramma begeleiden
3 personen
Slotvoorstelling begeleiden
4 personen
Artiesten bedanken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Kassa en gevonden voorwerpen afsluiten
2 personen
Techniek veilig uitschakelen
3 personen
Nazorg
Decor en rekwisieten sorteren
3 personen
Podium en stoelen afbouwen
5 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Publieksstoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 8
- Kleedkamerstoelenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
- Rode lopersaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 200
- Wijnglazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 200
- Dessertbordenaantal 180
- Besteksetsaantal 200
- Serveerkommenaantal 18
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Mengpanelenaantal 2
- Actieve speakersaantal 6
- Subwoofersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 6
- Headsetmicrofoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelmattenaantal 16
- Laptop voor presentatie
Verlichting
- LED-theaterspotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 6
- Lichtconsole
- Werklampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 10
Decoratie
- Achterdoekenaantal 4
- Decorpanelenaantal 8
- Plantenaantal 12
- Tafellopersaantal 12
- Programmabordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 14
- Naambadgesaantal 60
- Badgehoudersaantal 60
- Polsbandjesaantal 220
- Programmafoldersaantal 220
- Stiftenaantal 24
- Plakbandaantal 12
- Gaffer tapeaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 4
- Waterkokersaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Keukentangenaantal 8
- Serveertangenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg per voorstelling niet alleen de begintijd vast, maar ook opbouw, soundcheck, zaalwissel en afbouw. Plan minimaal 30 minuten tussen twee publieksmomenten als dezelfde ruimte opnieuw moet worden ingericht.
- Open de online kaartverkoop pas nadat capaciteit, zaalindeling en toegangsprijzen intern zijn gecontroleerd. Houd per voorstelling een actuele lijst bij van verkochte, gereserveerde en nog beschikbare plaatsen.
- Verzamel technische fiches uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer daarin het benodigde mengpaneel, aantal actieve speakers, microfoons, DI-boxen, verlengkabels en stekkerdozen; ontbrekende apparatuur wordt vlak voor het festival lastig te huren.
- Maak één draaiboek met telefoonnummers van artiesten, technici, locatiecontacten, vrijwilligers en catering. Zet daarnaast per zaal een plattegrond klaar met stoelen, podiumtrappen, afzetpalen, kleedkamer en publieksroute.
- Bestel drukwerk en bewegwijzering niet pas na de kaartverkoop. Laat programma's, naambadges en route- en zaalborden enkele dagen vóór de opening klaar zijn en reserveer tijd om fouten in tijden of zaalnamen te corrigeren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theaterfestival organiseren?
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, programma, locaties en artiesten. Regel vergunningen, verzekering en technische reserveringen bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de eerste voorstelling.
- Wanneer open je de kaartverkoop voor een theaterfestival?
- Open de kaartverkoop zodra programma, tijden, zaalcapaciteit en publieksinformatie definitief zijn, meestal 8 tot 10 weken vooraf. Verstuur een publieksmail direct na opening en plan minstens één herinnering in de laatste 2 weken.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een theaterfestival?
- Reken per gelijktijdig gebruikte zaal op minimaal 2 publieksbegeleiders en voeg per festivaldag een coördinator en een runner toe. Plan de vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf in, zodat gaten in ontvangst, kaartcontrole en zaalwissels zichtbaar worden.
- Wanneer regel je de techniek voor een theaterfestival?
- Verzamel technische fiches uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig de technische planning 1 tot 2 weken voor de start. Controleer op de opbouwdag alle speakers, microfoons, kabels, stekkerdozen en kabelmatten vóór het publiek binnenkomt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!