Checklist para organizar un festival de teatro sin olvidos

Un festival de teatro necesita coordinar salas, compañías, horarios y público al mismo tiempo. Esta checklist reúne 74 tareas y 67 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta enfriar las bebidas. Reserva pronto el recinto y la técnica, confirma las fichas de cada espectáculo y deja cerrados los permisos antes de abrir la venta de entradas. En los últimos días, céntrate en acreditaciones, señalización, contactos y pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Confirmar actuaciones y horarios
2 personas
Confirmar artistas y técnicos
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Comprobar los datos del seguro
Hacer el plano del festival
2 personas
Maquetar el programa para impresión
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer reservas para la técnica
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Reunir las fichas técnicas
2 personas
Preparar el programa y la lista de contactos
2 personas
Pedir la compra
Mandar imprimir los programas
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer carteles de ruta y de salas
2 personas
Enviar correos al público
Confirmar la planificación técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Descargar y comprobar la técnica
4 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Colgar y orientar las luces
3 personas
Conectar el sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar la decoración y los fondos
3 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colgar los carteles de ruta
2 personas
Preparar programas y acreditaciones
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Programar los modos de iluminación
2 personas
Abrir la recepción del público
3 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Acompañar a los visitantes a las salas
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar la primera función
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Realizar cambio de iluminación y decoración
4 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Acompañar la tercera función
3 personas
Servir la cena
5 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Acompañar la cuarta función
3 personas
Guiar al público al programa final
3 personas
Coordinar el espectáculo de clausura
4 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Cerrar la caja y los objetos perdidos
2 personas
Apagar la técnica de forma segura
3 personas

Seguimiento

Clasificar la decoración y el atrezzo
3 personas
Desmontar el escenario y las sillas
5 personas
Empacar el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Asientos para el públicocant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Sillas del vestuariocant. 20
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Alfombras rojascant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 200
Platos de postrecant. 180
Cubiertoscant. 200
Cuencos de serviciocant. 18
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6

Equipo

Mesas de mezclascant. 2
Altavoces activoscant. 6
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Micrófonos de diademacant. 4
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 16
Portátil para la presentación

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6
Mesa de luces
Lámparas de trabajocant. 6
Iluminación ambientalcant. 10

Decoración

Telones de fondocant. 4
Paneles decorativoscant. 8
Plantascant. 12
Manteles runnerscant. 12
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 14
Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Pulserascant. 220
Folletos del programacant. 220
Rotuladorescant. 24
Cinta adhesivacant. 12
Cinta gaffercant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzas de cocinacant. 8
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto, las salas y el programa antes de anunciar el festival: cambiar una sala después de abrir la venta puede obligarte a modificar entradas, carteles y correos.
Pide las fichas técnicas de cada compañía con al menos 3 semanas de margen. Así puedes comprobar mesas de mezclas, altavoces, micrófonos, cajas DI, cables y necesidades de escenario.
Calcula el catering a partir de las confirmaciones reales y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Para el equipo técnico y artístico, deja prevista comida durante toda la jornada y agua en camerinos y salas.
Prepara el plano, los carteles de ruta y los nombres de las salas como mínimo 2 días antes. Incluye también acreditaciones y una lista de contactos impresa por si falla el acceso al correo.
Programa una prueba técnica por sala antes de la primera función y reserva tiempo para ajustar sonido, micrófonos y cableado. Coloca alfombrillas sobre los cables y comprueba que las salidas y recorridos permanezcan despejados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá varias compañías, salas y permisos. Deja cerrados el recinto, el programa y las actuaciones antes de abrir la venta de entradas, y reserva la técnica al menos 4 semanas antes.
¿Cuándo se deben pedir las fichas técnicas de las obras?: Solicítalas en cuanto confirmes cada actuación y reúnes todas las fichas como mínimo 3 semanas antes del festival. Necesitas tiempo para revisar sonido, escenario, micrófonos, conexiones eléctricas y horarios de montaje.
¿Cuándo abrir la venta de entradas para un festival de teatro?: Abre la venta cuando estén confirmados el programa, las salas, los horarios y el aforo disponible. Como referencia, hazlo entre 4 y 8 semanas antes y envía la información al público después de comprobar todos los datos.
¿Qué hay que preparar el día antes de un festival de teatro?: Deja listas las acreditaciones, los carteles, el programa impreso, las mesas de atención y la lista de contactos. Revisa también el plano, enfría las bebidas y confirma con artistas, técnicos y voluntarios sus horarios de llegada.

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