Organiser un festival de théâtre sans rien oublier

Un festival de théâtre demande de coordonner les artistes, les horaires, le lieu, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par confirmer la date, le lieu et les contrats, puis verrouille le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, imprimer les programmes, tester le matériel et préparer la signalétique. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel nécessaires, des premières réservations au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu du festival
Fixer le programme et les horaires de jeu
2 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Confirmer les spectacles et les contrats
2 personnes
Faire des réservations pour le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les volontaires pour les tâches
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le festival en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les informations au public
Faire imprimer les programmes
Rassembler les informations sur les artistes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Réserver le matériel technique
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Créer le balisage et la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les brochures du programme
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits frais au frais
2 personnes
Installer les courses non périssables
2 personnes
Confirmer les artistes et les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Ouvrir le lieu
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Installer les tables de traiteur
3 personnes
Installer la décoration de scène
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Réaliser la répétition technique
4 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première représentation
3 personnes
Accompagner le changement de public
3 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
Servir le repas des artistes
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Encadrer le quatrième spectacle
3 personnes
Assurer le service des pauses et du public
4 personnes
Accompagner la cinquième représentation
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

Libérer l’espace public
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Préparer le site pour la réception
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les courses restantes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retirer les informations visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes
Rassembler les photos et vidéos
Rassembler les notes de frais non payées
Recueillir les réactions du public
Archiver les photos du festival
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 14
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24
Pupitre de présentation

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de chantierqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Affiches de théâtreqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Drapeaux de festivalqté 8
Rubans colorésqté 6
Nappesqté 14
Crochets de vestiaireqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Caisses réfrigéréesqté 6
Filtres à caféqté 150
Serviettes en papierqté 400
Bâtonnets mélangeurs en boisqté 200
Gobelets en papierqté 200
Barquettes en papier pour snacksqté 250
Badges nominatifsqté 40
Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Balais à mainqté 4

Informations

Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 220
Brochures du programmeqté 220
Supports de badges nominatifsqté 50
Portefeuilles pour espècesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Vestiaires

Cintresqté 60
Miroirsqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Serviettesqté 20
Carafes d'eauqté 4

Conseils

Bloque le programme avant de publier les horaires : prévois les temps de changement entre les spectacles et transmets une version validée aux artistes, aux bénévoles et au lieu.
Vérifie les autorisations et déclarations au moins 6 à 8 semaines avant le festival. Une réservation de salle ne remplace pas automatiquement les démarches administratives nécessaires.
Pour la technique, fais l’inventaire des microphones, câbles, adaptateurs, rallonges et multiprises, puis prévois des piles de rechange et du ruban gaffer avant le jour d’ouverture.
Calcule le catering à partir des inscriptions confirmées et des besoins alimentaires recueillis. Ajoute une marge pratique plutôt que d’attendre les dernières réponses pour faire les courses.
Prépare la signalétique, les badges et les brochures au moins 2 jours avant l’accueil du public. Installe les panneaux indicateurs, le vestiaire et les poubelles avant l’arrivée des premières équipes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de théâtre ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date. Les artistes, le lieu, les contrats et les autorisations doivent être sécurisés en premier, avant la communication et les inscriptions.
Quand fixer le programme d’un festival de théâtre ?: Essaie de verrouiller le programme 8 à 10 semaines avant le festival. Garde ensuite au moins 2 semaines pour publier les horaires, traiter les inscriptions et faire imprimer les programmes.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de théâtre ?: Prévois au minimum une personne par fonction active et par créneau : accueil, billetterie ou inscriptions, vestiaire, orientation, catering et assistance technique. Pour plusieurs spectacles simultanés, ajoute une personne de coordination par espace.
Quand tester le matériel technique d’un festival de théâtre ?: Fais un inventaire 2 semaines avant, puis un test complet sur place au moins la veille. Vérifie notamment la table de mixage, les microphones sans fil, les projecteurs LED, les câbles HDMI, les adaptateurs et l’alimentation électrique.

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