Checklist para organizar un festival de teatro

Un festival de teatro reúne programación, artistas, público, técnica y logística en un mismo día o fin de semana. Para que nada se quede para el final, conviene avanzar en este orden: primero fecha, lugar y programa; después contratos, permisos y comunicación; por último, equipo, catering, señalización y montaje. Esta checklist incluye 96 tareas y 82 materiales, desde micrófonos y focos LED hasta acreditaciones, folletos y carteles direccionales. También te ayuda a detectar lo que suele faltar cuando ya empieza la primera función.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y lugar del festival
Definir el programa y los horarios de juego
2 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Confirmar actuaciones y contratos
2 personas
Hacer reservas para la ubicación
Comprobar permisos y notificaciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios a las tareas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el festival en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar información para el público
Imprimir folletos del programa
Recopilar información de los artistas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Reservar equipo técnico
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Crear señalización y rutas
Preparar acreditaciones
2 personas
Ordenar los folletos del programa
2 personas
Comprobar la decoración
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados en frío
2 personas
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
Confirmar artistas y voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Abrir la ubicación
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Colocar la decoración del escenario
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Realizar el ensayo técnico
4 personas
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida al público
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar la primera función
3 personas
Coordinar el cambio de público
3 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la tercera función
3 personas
Servir la comida de los artistas
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Acompañar la cuarta función
3 personas
Atender el servicio de descanso y público
4 personas
Acompañar la quinta función
3 personas
Preparar el discurso de clausura
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas

Seguimiento

Desmontar el área del público
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Empaquetar la técnica de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Dejar el recinto listo para la entrega
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir las compras sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Retirar la información para visitantes
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Recopilar material fotográfico y de vídeo
Recopilar las reclamaciones pendientes de pago
Recoger reacciones del público
Archivar fotos del festival
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 14
Mesas de cervezacant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Sillas del vestuariocant. 12
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Baterías de repuestocant. 24
Atril de presentación

Iluminación

Focos LED PARcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de trabajocant. 4
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Pósteres de teatrocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Banderas del festivalcant. 8
Cintas de colorescant. 6
Mantelescant. 14
Ganchos para vestuariocant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas térmicascant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Dispensadores de bebidascant. 3
Cajas isotérmicascant. 6
Filtros de cafécant. 150
Servilletas de papelcant. 400
Palitos de madera para removercant. 200
Vasos de papelcant. 200
Bolsas de papel para snackscant. 250
Tarjetas de nombrecant. 40
Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Escobas de manocant. 4

Información

Listas de registrocant. 6
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 220
Folletos del programacant. 220
Portanombrescant. 50
Carteras para efectivocant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Vestuarios

Perchascant. 60
Espejoscant. 4
Percheroscant. 4
Toallascant. 20
Jarras de aguacant. 4

Consejos

Cierra la programación antes de anunciar el festival. Confirma con cada compañía las actuaciones, los horarios y los contratos, y recopila sus necesidades técnicas con varias semanas de margen.
No dejes los permisos para el último momento. Comprueba qué autorizaciones y notificaciones exige el lugar y termina este trámite antes de imprimir folletos o abrir las inscripciones.
Pide la información de los artistas junto con sus requisitos de montaje. Así sabrás con antelación si necesitas mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cajas DI, cables HDMI o adaptadores.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, no de una estimación general. Revisa la lista de la compra y reserva tiempo para recibir, guardar y repartir la comida y las bebidas.
Haz un recorrido del recinto antes del montaje y marca entradas, vestuario, escenario y zonas de público. Prepara carteles direccionales, acreditaciones y folletos, y comprueba que haya iluminación de trabajo, regletas, alargadores y cinta gaffer.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma fecha y lugar, programa y artistas; deja al menos 2 semanas finales para compras, impresión, montaje y cambios de última hora.
¿Qué equipo técnico necesita un festival de teatro?: Como base, revisa altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, portátil, cables HDMI, adaptadores, alargadores, regletas y baterías de repuesto. El listado definitivo debe salir de los requisitos de cada actuación y comprobarse 3 o 4 días antes.
¿Cuándo hay que publicar el programa del festival?: Publica el programa cuando estén confirmados los artistas, los contratos y los horarios, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Imprime los folletos después de revisar nombres, horas, salas y rutas de acceso.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de teatro?: Calcula los puestos por franja horaria: recepción y acreditaciones, orientación del público, apoyo de sala, vestuario, artistas y montaje. Prepara una primera asignación al menos 2 semanas antes y confirma los turnos 3 días antes.

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