Theaterfestival organiseren: checklist en planning

Een theaterfestival organiseren vraagt om meer dan een programma en een podium. Je legt eerst datum, locatie, speeltijden, artiesten en contracten vast. Daarna regel je vergunningen, vrijwilligers, techniek, catering, publieksinformatie en bewegwijzering. Deze checklist bundelt 96 taken en 82 spullen, zodat je per fase kunt controleren wat geregeld, besteld, geprint of klaargezet moet worden. Begin vroeg met afspraken die andere werkzaamheden blokkeren, zoals locatie, vergunningen, optredens en technische wensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en locatie bevestigen
Programma en speeltijden vastleggen
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Optredens en contracten bevestigen
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Vergunningen en meldingen controleren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Publieksinformatie publiceren
Programmafolders laten drukken
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Technische apparatuur reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Route- en bewegwijzering maken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmafolders sorteren
2 personen
Decoratie controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren gekoeld opslaan
2 personen
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
Artiesten en vrijwilligers bevestigen
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafels opstellen
3 personen
Podiumdecor plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtapparatuur testen
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
4 personen
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
Publiekswissel begeleiden
3 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Derde voorstelling begeleiden
3 personen
Artiestenmaaltijd serveren
3 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Vierde voorstelling begeleiden
3 personen
Pauze- en publieksservice verzorgen
4 personen
Vijfde voorstelling begeleiden
3 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen

Nazorg

Publieksruimte leegruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Techniek veilig inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Locatie opleverklaar maken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekersinformatie verwijderen
2 personen
Artiesten uitchecken
2 personen
Foto- en videomateriaal verzamelen
Onbetaalde declaraties verzamelen
Publieksreacties verzamelen
Festivalfoto's archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 14
Biertafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Presentatiestandaard

Verlichting

LED-parspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Werklampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Theateraffichesaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Festivalvlaggenaantal 8
Kleurrijke lintenaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kleedkamerhakenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 3
Koelkrattenaantal 6
Koffiefiltersaantal 150
Papieren servettenaantal 400
Houten roerstaafjesaantal 200
Papieren bekersaantal 200
Papieren snackbakjesaantal 250
Naamkaartjesaantal 40
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4

Informatie

Registratielijstenaantal 6
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6
Polsbandjesaantal 220
Programmafoldersaantal 220
Naambadgehoudersaantal 50
Portemonnees voor contant geldaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Kleedkamers

Kledinghangersaantal 60
Spiegelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Handdoekenaantal 20
Waterkaraffenaantal 4

Tips

Leg programma, speeltijden en technische wensen uiterlijk 8 weken vooraf vast. Artiesten kunnen dan hun contracten, opkomst en benodigdheden bevestigen en je kunt speakers, microfoons, mengpaneel en verlichting reserveren.
Controleer vergunningen en meldingen zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 10 tot 12 weken voor het festival. Vraag ook na welke eisen gelden voor publiekscapaciteit, geluid, catering en bewegwijzering.
Wijs vrijwilligers uiterlijk 3 weken vooraf concrete diensten toe. Plan aparte mensen voor ontvangst, garderobe, artiestenbegeleiding, techniek, catering en het terugbrengen van stoelen, tafels, afvalbakken en materialen.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen niet pas op de festivaldag. Sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf, bereken daarna de cateringhoeveelheden en controleer de boodschappenlijst tegen het definitieve aantal bezoekers en medewerkers.
Test alle techniek op locatie minimaal 2 uur voor de eerste voorstelling. Controleer naast speakers en microfoons ook HDMI-kabels en adapters, verlengkabels, stekkerdozen, reservebatterijen en gaffer tape; die kleine onderdelen worden vaak te laat gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterfestival organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Zet programma, vrijwilligers, techniek en publieksinformatie uiterlijk 3 tot 4 weken voor het festival vast.
Wanneer moet ik artiesten voor een theaterfestival boeken?: Benader artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Bevestig optredens en contracten zodra programma en speeltijden bekend zijn, zodat technische wensen en kleedkamers nog geregeld kunnen worden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een theaterfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger per gelijktijdige publieks- of organisatietaak, plus één coördinator. Voor ontvangst, garderobe, artiestenbegeleiding, catering, techniek en opruimen kom je vaak uit op 6 tot 10 vrijwilligers; pas dit aan op het aantal zalen en bezoekers.
Wanneer moet ik programmafolders en publieksinformatie regelen?: Publiceer de publieksinformatie uiterlijk 3 weken vooraf en laat programmafolders daarna drukken. Sorteer de folders en maak route- en pijlborden in de laatste week, wanneer speeltijden en locaties definitief zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.