Organiser un festival de théâtre, étape par étape

Un festival de théâtre se construit d’abord autour d’une date, d’un lieu et d’un programme réaliste. Commencez par confirmer les spectacles, les contrats et les horaires, puis vérifiez les autorisations avant d’annoncer l’événement. La technique, les bénévoles et l’accueil du public se préparent ensuite à partir du programme définitif. Gardez enfin une marge pour les informations qui arrivent tard, comme les besoins alimentaires, les fiches artistes et les adaptations techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu du festival
2
Fixer le programme et les horaires de jeu
2 personnes
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Confirmer les spectacles et les contrats
2 personnes
5
Faire des réservations pour le lieu
6
Vérifier les autorisations et les déclarations
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Répartir les volontaires pour les tâches
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Annoncer le festival en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Publier les informations au public
14
Faire imprimer les programmes
15
Rassembler les informations sur les artistes
16
Recenser les besoins techniques
2 personnes
17
Réserver le matériel technique
18
Calculer les quantités de catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Créer le balisage et la signalétique
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Trier les brochures du programme
2 personnes
23
Vérifier la décoration
2 personnes
24
Rassembler le matériel
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Stocker les produits frais au frais
2 personnes
27
Installer les courses non périssables
2 personnes
28
Confirmer les artistes et les bénévoles
29
Vérifier les prévisions météo
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
32
Nettoyer l'espace public
3 personnes
33
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
5 personnes
35
Monter le comptoir d'information
2 personnes
36
Installer les tables de traiteur
3 personnes
37
Installer la décoration de scène
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Raccorder le matériel audio
2 personnes
41
Tester les microphones
2 personnes
42
Tester l’éclairage
2 personnes
43
Réaliser la répétition technique
4 personnes
44
Aménager les loges des artistes
2 personnes
45
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
46
Préparer les en-cas
4 personnes
47
Mettre les boissons au frais
2 personnes
48
Installer le point café et thé
2 personnes
49
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
50
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
51
Déposer les brochures du programme
2 personnes
52
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
53
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

54
Accueillir les artistes
2 personnes
55
Accueillir le public
4 personnes
56
Cocher les inscriptions
2 personnes
57
Distribuer les programmes
2 personnes
58
Faire le discours d’ouverture
59
Encadrer la première représentation
3 personnes
60
Accompagner le changement de public
3 personnes
61
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
62
Servir le café et le thé
3 personnes
63
Servir des amuse-bouches
3 personnes
64
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
65
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
66
Servir le repas des artistes
3 personnes
67
Animer les questions du public
2 personnes
68
Encadrer le quatrième spectacle
3 personnes
69
Assurer le service des pauses et du public
4 personnes
70
Accompagner la cinquième représentation
3 personnes
71
Prononcer le discours de clôture
72
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
73
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

74
Libérer l’espace public
4 personnes
75
Rassembler la vaisselle
3 personnes
76
Stocker les restes au frais
2 personnes
77
Trier les déchets
3 personnes
78
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
79
Retirer la décoration
3 personnes
80
Éteindre la technique
2 personnes
81
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
82
Faire la vaisselle
3 personnes
83
Nettoyer les toilettes
2 personnes
84
Nettoyer les sols
3 personnes
85
Préparer le site pour la réception
3 personnes
86
Rapporter le matériel
3 personnes
87
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
88
Répartir les courses restantes
2 personnes
89
Rassembler les objets trouvés
90
Retirer les informations visiteurs
2 personnes
91
Faire le check-out des artistes
2 personnes
92
Rassembler les photos et vidéos
93
Rassembler les notes de frais non payées
94
Recueillir les réactions du public
95
Archiver les photos du festival
96
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 14
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24
Pupitre de présentation

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de chantierqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Affiches de théâtreqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Drapeaux de festivalqté 8
Rubans colorésqté 6
Nappesqté 14
Crochets de vestiaireqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Caisses réfrigéréesqté 6
Filtres à caféqté 150
Serviettes en papierqté 400
Bâtonnets mélangeurs en boisqté 200
Gobelets en papierqté 200
Barquettes en papier pour snacksqté 250
Badges nominatifsqté 40
Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Balais à mainqté 4

Informations

Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 220
Brochures du programmeqté 220
Supports de badges nominatifsqté 50
Portefeuilles pour espècesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Vestiaires

Cintresqté 60
Miroirsqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Serviettesqté 20
Carafes d'eauqté 4

Conseils

Bloquez le programme avant de lancer la communication : prévoyez les horaires de jeu, les temps de montage, les changements de salle et au moins 15 minutes de battement entre deux spectacles.
Demandez les fiches techniques des artistes dès la confirmation des contrats. Un ordinateur portable, des câbles HDMI, des adaptateurs, des microphones sans fil et des piles de rechange sont souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine.
Vérifiez les autorisations et les déclarations avant l’impression des programmes et des affiches. Une modification du lieu ou des horaires peut rendre inutilisables plusieurs dizaines de supports déjà imprimés.
Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que par mission générale : accueil, vestiaire, orientation, technique et rangement doivent être couverts dès l’ouverture jusqu’à la dernière représentation.
Calculez le catering à partir du nombre confirmé d’artistes, d’intervenants, de bénévoles et d’invités. Recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le festival pour éviter les achats de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un festival de théâtre ?: Commencez idéalement 6 à 9 mois avant la date. Les contrats artistiques, les réservations du lieu et les autorisations doivent être sécurisés avant toute annonce publique.
Combien de temps prévoir entre deux spectacles ?: Prévoyez au moins 15 minutes entre deux spectacles courts, et davantage si le décor ou la technique change. Ajoutez une marge supplémentaire après chaque représentation qui nécessite un démontage.
Quand faut-il recruter les bénévoles ?: Lancez le recrutement 8 à 12 semaines avant le festival. Finalisez ensuite les rôles et les créneaux au moins 2 semaines avant l’ouverture afin de couvrir l’accueil, le vestiaire, l’orientation et le rangement.
Quand imprimer le programme du festival ?: Imprimez le programme seulement après avoir confirmé les artistes, les horaires et les informations du lieu. Faites la vérification finale 10 à 14 jours avant le festival, pour conserver du temps en cas de correction.

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