Theaterfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Theaterfestival braucht mehr als ein gutes Bühnenprogramm. Du musst Spielzeiten, Künstlerverträge, Technik, Genehmigungen, Helfer und Besucherinformationen aufeinander abstimmen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Einkauf und der Beschilderung. Besonders oft werden technische Anforderungen, Ernährungswünsche und Ersatzbatterien zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und Veranstaltungsort bestätigen
Programm und Spielzeiten festlegen
2 Personen
Künstler ansprechen
2 Personen
Auftritte und Verträge bestätigen
2 Personen
Reservierungen für die Location vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige den Aufgaben zuordnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festival online ankündigen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Publikumsinformationen veröffentlichen
Programmhefte drucken lassen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Technische Geräte reservieren
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Route und Beschilderung erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte sortieren
2 Personen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren gekühlt lagern
2 Personen
Haltbare Lebensmittel bereitlegen
2 Personen
Künstler und Freiwillige bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Location öffnen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Infotresen aufbauen
2 Personen
Cateringtische aufstellen
3 Personen
Bühnenkulisse aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Lichtanlage testen
2 Personen
Technische Generalprobe durchführen
4 Personen
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Sicherheits- und Fluchtwege prüfen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Publikum begrüßen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
Publikumswechsel begleiten
3 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Dritte Vorstellung betreuen
3 Personen
Künstlermahlzeit servieren
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Die vierte Vorstellung begleiten
3 Personen
Pause- und Publikumsservice übernehmen
4 Personen
Die fünfte Vorstellung betreuen
3 Personen
Schlusswort halten
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen

Nachbereitung

Publikumsbereich räumen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Technik sicher verpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Böden reinigen
3 Personen
Location bezugsfertig machen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Besucherinformationen entfernen
2 Personen
Künstler auschecken
2 Personen
Foto- und Videomaterial sammeln
Unbezahlte Abrechnungen zusammentragen
Publikumsreaktionen sammeln
Festivalfotos archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 14
BiertischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24
Präsentationsständer

Beleuchtung

LED-ParspotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
ArbeitslampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
TheaterplakateAnz. 12
WegweiserAnz. 10
FestivalflaggenAnz. 8
Bunte BänderAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
UmkleideraumhakenAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhalteschalenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
GetränkespenderAnz. 3
KühlkistenAnz. 6
KaffeefilterAnz. 150
PapierserviettenAnz. 400
HolzrührstäbchenAnz. 200
PapierbecherAnz. 200
PapiersnackschalenAnz. 250
NamensschilderAnz. 40
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 4

Informationen

AnmeldelistenAnz. 6
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 220
ProgrammhefteAnz. 220
NamensschildhalterAnz. 50
Portemonnaies für BargeldAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Umkleiden

KleiderbügelAnz. 60
SpiegelAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
HandtücherAnz. 20
WasserkaraffenAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Spielzeiten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival fest. Plane dabei Umbauzeiten zwischen den Auftritten ein und sammle die technischen Anforderungen jeder Produktion in einer gemeinsamen Übersicht.
Kläre Genehmigungen und Meldungen mindestens 6 Wochen vorher. Prüfe außerdem, ob Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, DI-Boxen sowie HDMI-Kabel und passende Adapter für alle Programmpunkte verfügbar sind.
Teile die Freiwilligen spätestens 2 Wochen vor dem Festival festen Schichten und Aufgaben zu. Besetze Einlass, Garderobe, Bühnenwechsel, Catering und Abbau jeweils mit einer verantwortlichen Person.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 7 Tage vor Beginn. Rechne Cateringmengen erst danach endgültig aus und halte für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person bereit.
Kontrolliere am Vortag alle Materialien und Wege vor Ort. Stelle Wegweiser, Festivalflaggen, Programmhefte, Namensschilder, Abfallbehälter, Gaffer Tape und Ersatzbatterien so bereit, dass sie während des Festivals ohne Suche erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterfestival organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Programm. Künstlerverträge, Genehmigungen und technische Reservierungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival geklärt sein.
Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Theaterauftritten liegen?: Plane mindestens 20 bis 30 Minuten für Umbau und Technikcheck ein. Bei aufwendiger Bühnenausstattung oder wechselnden Ton- und Lichtanforderungen sind 45 bis 60 Minuten realistischer.
Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?: Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 Person für Einlass, 1 für Garderobe, 1 für Catering und 2 für Bühne und Technik je Schicht einplanen. Bei mehreren Sälen oder mehr als 100 Gästen brauchst du zusätzliche Teams.
Wann sollte man die Programmhefte drucken lassen?: Gib die Programmhefte etwa 10 bis 14 Tage vor dem Festival in den Druck, sobald Spielzeiten, Künstlerinformationen und Besucherhinweise feststehen. Sortiere und verteile sie spätestens am Vortag.

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