Organiser un festival de pièces en un acte, étape par étape

Un festival de pièces en un acte demande surtout une bonne coordination entre les troupes, la technique et l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, les participants et l’ordre de passage avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez les besoins alimentaires et techniques, puis préparez le programme, les badges et le briefing des bénévoles. Le jour J, prévoyez assez de temps pour recevoir les livraisons, monter la scène et tester le son et les lumières avant l’arrivée des spectateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du festival
2
Définir les troupes de théâtre
2 personnes
3
Définir l’ordre de passage
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver le catering
9
Composer le programme
2 personnes
10
Imprimer les livrets du programme
11
Préparer les badges nominatifs
12
Briefer les bénévoles
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
15
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Recevoir les livraisons
2 personnes
21
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
22
Monter la scène
4 personnes
23
Installer les sièges de théâtre
4 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Aménager le vestiaire
2 personnes
27
Installer les éléments de décor
4 personnes
28
Installer la décoration
2 personnes
29
Monter l’installation lumière
3 personnes
30
Installer le système de sonorisation
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
33
Passer en revue les changements de décor
4 personnes
34
Effectuer la répétition technique
5 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer les programmes
2 personnes
37
Mettre en place le contrôle des billets
2 personnes
38
Accueillir les participants
2 personnes
39
Assurer l'accueil du public
4 personnes
40
Faire le discours d’ouverture
41
Encadrer le premier one-man-show
4 personnes
42
Servir les boissons de pause
4 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Encadrer le deuxième one-man-show
4 personnes
45
Animer le troisième one-man show
4 personnes
46
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
47
Servir la pause du soir
4 personnes
48
Animer le quatrième one-man-show
4 personnes
49
Encadrer la cinquième pièce en un acte
4 personnes
50
Recueillir les questions du public
51
Animer le débriefing
2 personnes
52
Remettre les prix du jury
2 personnes
53
Saluer le public au revoir
3 personnes
54
Vider le vestiaire
2 personnes
55
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

56
Démonter les éléments de décor
4 personnes
57
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Nettoyer la salle
3 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Rassembler les objets trouvés
63
Rapporter le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels
2 personnes
65
Ranger les stocks restants
2 personnes
66
Restituer les clés du lieu
67
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de théâtreqté 120
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 120

Équipement

Éléments de podiumqté 8
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de travail LEDqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 8
Décoration végétaleqté 6
Tentures de scèneqté 4
Bannière du festivalqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Crochets adhésifsqté 30

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Nappesqté 8
Filtres à caféqté 100
Filtres à théqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 3

Catering

Courses

Inscription

Brochures du programmeqté 140
Brassards d’accèsqté 150
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Caisse
Caisse
Billets d’entréeqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 40
Numéros de podiumqté 8
Fiches de juryqté 30
Certificats de prixqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Théâtre

Bacs à accessoiresqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Housses de costumesqté 30
Miroirsqté 2
Miroirs à mainqté 4
Malles de maquillageqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Conseils

Fixez l’ordre de passage avant d’imprimer le programme. Gardez une marge entre deux pièces pour les changements de décor, de micros et de projecteurs.
Demandez les besoins techniques et alimentaires dès l’inscription. Une relance 7 jours avant le festival permet de corriger les oublis avant la réservation du catering.
Préparez un déroulé imprimé pour chaque bénévole et briefez l’équipe avant l’ouverture des portes. Indiquez qui accueille les troupes, qui suit la scène et qui gère les livraisons.
Montez la scène et installez les sièges avant de vous occuper de la décoration. Testez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et chaque projecteur avec la salle vide.
Refroidissez les boissons et préparez le service traiteur avant l’arrivée du public. Prévoyez un comptoir d’accueil visible, des badges nominatifs et des panneaux indicateurs pour limiter les questions au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de pièces en un acte ?: Ouvrez le formulaire dès que la date et les conditions de participation sont confirmées, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Fermez les inscriptions au moins 14 jours avant l’événement pour traiter les informations techniques et alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la scène ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture du lieu au public pour monter les éléments de podium, installer les sièges et placer les équipements. Ajoutez 60 minutes pour les essais de son, de microphones et de lumières.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Imprimez-les seulement après avoir confirmé les troupes et l’ordre de passage, généralement 7 à 10 jours avant le festival. Gardez quelques exemplaires vierges ou une version corrigée si une troupe change au dernier moment.
Que faut-il vérifier le jour du festival ?: À l’ouverture du lieu, vérifiez le sol de la salle, les câbles, les rallonges, les multiprises et la stabilité de la scène. Faites cette inspection au moins 2 heures avant l’arrivée du public, puis contrôlez les badges, les boissons et le catering.

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