Organiser le Festival de la fête du Travail sans rien oublier

Cette checklist vous aide à organiser le Festival de la fête du Travail dans le bon ordre, de la réservation du lieu à l’accueil du public. Le plan couvre les autorisations, la programmation musicale, les artistes, les inscriptions, le catering, les bénévoles et le matériel. Prévoyez aussi les détails qui arrivent souvent trop tard : signalétique, météo, stocks, paiement et évacuation des déchets. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations nécessaires
Conserver le programme musical
2 personnes
Confirmer les artistes et l'animateur
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Réserver l’équipement
Gérer les toilettes et l’évacuation des déchets
Créer le plan du site
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les listes d’inscription
2 personnes
Préparer l’argent liquide et le terminal de paiement
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables de buffet
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Approvisionner le buffet et le bar
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le programme musical
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le repas chaud
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Éteindre le son et l’éclairage
2 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Clôturer les données de paiement
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 120
Assiettes creusesqté 100
Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Catering

Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Glacièresqté 8
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Bols de cuisineqté 8
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Bar mobile
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Enceintesqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux rougesqté 8
Nappesqté 18
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Affiches décorativesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Commencez par la date, le programme et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Attendre la confirmation du site avant de communiquer l’horaire peut décaler toute la promotion.
Fixez une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 7 jours avant le festival. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre de repas au traiteur et répartir les bénévoles sans travailler sur des estimations.
Contrôlez le matériel au moins 48 heures avant l’événement : tentes, tables, chaises, sonorisation, réfrigérateurs et machines à café doivent être disponibles au même moment. Vérifiez aussi les quantités de vaisselle et de verres pour éviter une rupture pendant le service.
Préparez le plan du site et la signalétique avant l’arrivée du public. Indiquez clairement les entrées, les espaces repas, les toilettes, les sorties et les points de collecte des déchets.
Le jour précédent, consultez les prévisions météo, refroidissez les boissons et regroupez le matériel par zone. Gardez l’argent liquide et le terminal de paiement avec la personne responsable de l’accueil, plutôt que dans les cartons de cuisine.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser le Festival de la fête du Travail ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, confirmez le programme musical et vérifiez les autorisations, puis lancez les invitations et la promotion.
Quand confirmer le nombre de repas pour le Festival de la fête du Travail ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 5 jours avant. Ajoutez ensuite une petite marge uniquement si le prestataire l’accepte.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel ?: Faites un inventaire complet 48 heures avant et rassemblez le matériel la veille. Les boissons peuvent être mises au frais dès la veille, tandis que la disposition des tables, tentes et équipements doit être vérifiée avant l’ouverture.
Quand vérifier la météo et le plan du site ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis faites une dernière vérification la veille. Le plan du site et la signalétique doivent être imprimés au moins 24 heures avant afin de pouvoir modifier les zones en cas de pluie ou de vent.

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