Checklist voor een Arbeidersdagfestival organiseren

Een Arbeidersdagfestival vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, artiesten, vrijwilligers, catering, techniek en de inrichting van het terrein. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van datum en programma tot koele dranken, bewegwijzering en betalingen op de dag zelf. Zo zie je ook welke zaken vaak te laat worden geregeld, zoals toiletten, afvalvoorziening, dieetwensen en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Benodigde vergunningen controleren
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Artiesten en presentator bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering reserveren
Apparatuur reserveren
Toiletten en afvalvoorziening regelen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
Cateringbestelling controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Registratielijsten klaarleggen
2 personen
Contant geld en betaalterminal klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Buffet en bar bevoorraden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Eten veilig opbergen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Geluid en verlichting uitschakelen
2 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Servies en keukenmateriaal reinigen
4 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Betaalgegevens afsluiten
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 6

Servies

Bordenaantal 120
Diepe bordenaantal 100
Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Catering

Thermoskannenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Keukenkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Mobiele bar
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Rode vlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Decoratieve postersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg de terreinindeling vroeg vast. Zet partytenten, biertafels, buffettafels, mobiele bar, toiletten en afvalpunten op één plattegrond en controleer of bezoekers en leveranciers voldoende doorgang houden.
Bevestig artiesten, presentator en geluidsapparatuur niet alleen mondeling. Noteer aankomsttijden, opbouw, soundcheck en contactpersonen, zodat geluidsboxen en andere apparatuur op tijd beschikbaar zijn.
Verzamel dieetwensen voordat je de cateringbestelling definitief maakt. Controleer daarna de aantallen borden, diepe borden, glazen, bestek, serveerschalen en serveertangen; deze worden vaak vergeten bij het tellen van eten en drinken.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok. Bezet minimaal registratie, bar, catering, terreincontrole en opruimen apart, en leg registratielijsten, contant geld en de betaalterminal klaar vóór de eerste bezoekers komen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, koelboxen, ijsblokjesbakken, thermoskannen en opslagbakken klaar volgens het verwachte weer en de geplande bezoekersstroom.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Arbeidersdagfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Reserveer artiesten, catering, apparatuur en toiletten zo vroeg mogelijk; de laatste week gebruik je voor bevestigingen, boodschappen en terreinplanning.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Arbeidersdagfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger per gelijktijdige post, zoals registratie, bar, catering en terreincontrole. Bij een programma met meerdere onderdelen werkt een extra reserve per dienst van 3 tot 4 uur praktisch, zodat pauzes en onverwachte uitval worden opgevangen.
Wanneer moet ik de catering voor een Arbeidersdagfestival bestellen?: Maak de definitieve bestelling uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer de levering 1 tot 2 dagen vooraf en tel op de festivaldag servies, serveermateriaal, koeling en dranken opnieuw na.
Wat moet ik de dag voor een Arbeidersdagfestival klaarzetten?: Leg programma, bewegwijzering, registratielijsten, betaalmiddelen en materialen de avond ervoor bij elkaar. Koelbare dranken kunnen meestal 12 tot 24 uur vooraf worden gekoeld; controleer daarnaast de weersverwachting en de voorraad nog één keer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.